De berekening van het mobiliteitsbudget: een nieuwe formule die alles vereenvoudigt

Laten we beginnen met een basisherinnering: pijler 1 van het mobiliteitsbudget is de pijler waarmee je een milieuvriendelijkere auto kan kiezen. Het bedrag ervan wordt berekend op basis van de TCO van de wagen in kwestie, maar is vaak moeilijk te bepalen voor bedrijfsleiders, die niet altijd over alle informatie beschikken om de berekening uit te voeren of niet weten hoe ze de TCO moeten berekenen.

Het Koninklijk Besluit van 10 september heeft daarom een lijst opgesteld van kosten die al dan niet in aanmerking mogen worden genomen bij de berekening van de kostprijs van milieuvriendelijke bedrijfswagens die aanvaard worden onder pijler 1.

Hier zijn ze, zoals opgesomd in het Koninklijk Besluit:

• de huur- of leasekosten; of
• in geval van aankoop, een jaarlijkse afschrijving van 20% van de kostprijs van de milieuvriendelijke bedrijfswagen, rekening houdend met gefactureerde opties en accessoires en verstrekte kortingen;

Plus eventuele extra kosten (indien nog niet inbegrepen in de huurprijs):

• de rente op geleend kapitaal ;
• de brandstof- en elektriciteitskosten
• de administratiekosten voor brandstof en laadkaarten;
• de jaarlijkse afschrijving van 20% van de kostprijs van het oplaadpunt en de installatie ervan (indien niet inbegrepen in de huurprijs van de wagen);
• de onderhouds- en reparatiekosten voor de laadinfrastructuur;
• de beheerkosten voor het oplaadpunt en de oplaadkabel;
• tol- en parkeergelden;
• reinigings-, onderhouds- en reparatiekosten
• de kosten van een reserveauto;
• de kosten om het voertuig rijklaar te maken;
• de kosten voor het vervangen, wisselen en stockeren van banden;
• de expertisekosten als het voertuig aan het einde van het contract wordt teruggebracht of als er van bestuurder wordt gewisseld;
• de reparatiekosten die worden geregistreerd wanneer het voertuig aan het einde van het contract wordt ingeleverd;
• de verzekeringskosten (inclusief eigen risico) ;
• de kosten van technische keuringen
• de beheerkosten;
• de registratiebelasting;
• de jaarlijkse verkeersbelasting
• de CO2-solidariteitsbijdrage van de werkgever aan de RSZ;
• de niet-terugvorderbare btw op bovenstaande kostenposten;
• de belasting op het niet-aftrekbare gedeelte van bovenstaande kostenposten;
• de belasting op het gedeelte van de prestatie in natura dat een verworpen uitgave vormt.

Bij het berekenen van het bedrag van het mobiliteitsbudget moet rekening worden gehouden met de gemiddelde kosten over de laatste 4 jaar (of minder als de ingeruilde wagen minder dan 4 jaar oud is) om eventuele uitzonderlijke kosten af te vlakken. Deze voorwaarde wordt niet gesteld bij het berekenen van de kosten van het voertuig in pijler 1, omdat het dan natuurlijk om een nieuwe wagen gaat.

Forfaitaire prijs

Als deze formule op basis van werkelijke kosten te ingewikkeld is, kun je altijd kiezen voor een formule op basis van forfaitaire bedragen, die de overheid onlangs heeft ingevoerd. Er is een aparte formule voor gehuurde/geleasede wagens en voor gekochte voertuigen (of met financiële leasing).

Leasing of huur

Jaarlijkse huur + gemiddelde jaarlijkse bijkomende kosten

+ niet-aftrekbare btw + belasting op niet-aftrekbare kosten van de wagen

+ CO2-solidariteitsbijdrage + de verbruikskosten

 (op voorwaarde dat de werknemer een tankkaart/betaalkaart heeft en dat deze kosten nog niet in de huurprijs inbegrepen zijn) :

• 6000 privékilometers
• afstand heen&terug voor 200 werkdagen
• vermenigvuldigd met de verbruikskosten per kilometer vastgesteld op 30% van het op dat moment geldende forfaitaire eigen risico per kilometer

van 1/7/2023 tot 30/9/2023 = EUR 0,4237 tegen 30% van dit bedrag = EUR 0,127/km

Eigendom of lening

Cataloguswaarde van het voertuig, inclusief belasting op het niet-aftrekbare deel x 25

+ CO2-solidariteitsbijdrage

+ verbruikskosten (zie hierboven)

Werkgevers zijn vrij om te kiezen voor de werkelijke of de forfaitaire formule, op voorwaarde dat hun keuze consequent wordt toegepast op alle werknemers. De gekozen berekeningsmethode moet minstens 3 jaar van kracht blijven. Als de werkgever echter besluit om de berekeningsmethode na deze periode te wijzigen, zal dit alleen gevolgen hebben voor nieuwkomers om de rechtszekerheid voor bestaande gebruikers te behouden.

Er is echter een uitzondering op deze regel wanneer de werkgever – om praktische redenen – genoodzaakt is om de forfaitaire formule voor één werknemer te gebruiken, maar niet verplicht is om deze op al het personeel toe te passen.

De werkelijke en forfaitaire formules beletten de werkgever niet om gegevens met betrekking tot een referentiewagen te gebruiken.

Lees het volledige Koninklijk Besluit hier.