Sweel, l’app qui automatise le relevé et le paiement de l’indemnité vélo
Tax & legal
1. Commencer sans plan par étapes ou sans consulter le service du personnel
Anne Godisiabois, consultante chez SD Worx : « Il arrive que nous rencontrions des dirigeants d’entreprise très enthousiastes, mais qui commencent à pédaler avant même d’impliquer le service du personnel. La première question que vous devez vous poser est la suivante : Est-ce si facile de donner un vélo à vos travailleurs?” Depuis le 1er janvier 2018, l’ONSS et le fisc ont adopté un point de vue avantageux selon lequel le travailleur ne doit plus payer d’avantage de toute nature (ATN) pour le vélo. Il doit alors utiliser le vélo pour ses trajets domicile-lieu de travail. L’octroi d’un vélo comprend toutefois quelques pièges pour lesquels il est préférable d’impliquer le service du personnel ou votre secrétariat social. Par exemple pour savoir si vous allez également proposer une indemnité vélo ou non. Mais aussi pour savoir comment traiter au mieux ce point sur la fiche de paie. »
2. Un vélo en tant que coût supplémentaire, en plus du coût salarial existant
« Bien entendu, vous pouvez proposer des vélos “en plus” de votre coût salarial actuel, mais, dans ce cas, vous pouvez oublier le plan vélo neutre sur le plan budgétaire. De nombreuses entreprises pensent, à tort, que la rémunération flexible est réservée aux grandes enseignes. En réalité, il existe un mini-plan de rémunération flexible pour chaque entreprise, ce qui permet de travailler de manière neutre sur le plan budgétaire et d’offrir plus de choix au collaborateur », explique la consultante de SD Worx.
3. Oublier de comparer : achat versus leasing
« Une culture stricte règne dans de nombreuses entreprises : certaines optent résolument pour l’achat, d’autres choisissent le leasing. Les entreprises feraient bien de mettre en parallèle les avantages des deux systèmes et de se concerter avec la comptabilité : certaines sont plus favorables à l’investissement unique en cas d’achat, tandis que d’autres organisations optent plutôt pour des paiements échelonnés via une formule de leasing. Le leasing est un peu plus cher, mais il comprend l’entretien et l’assurance. Choisissez un système qui correspond à votre culture d’entreprise et expliquez bien les avantages aux collaborateurs. Il serait dommage de jeter le bébé avec l’eau du bain, parce que le leasing convient moins à votre entreprise ou inversement. »
4. Envisager uniquement une réduction du salaire brut
« Réduire le futur salaire brut pour libérer du budget n’est que le dernier recours pour la création budgétaire du côté des travailleurs », affirme SD Worx : « Examinez d’abord quels éléments salariaux extralégaux peuvent se prêter à la flexibilisation. Pensez par exemple au salaire variable ou à la prime de fin d’année. Cette approche est beaucoup plus facile en matière de charge de travail et plus transparente vis-à-vis du travailleur, mais ce n’est pas possible dans chaque secteur. »
5. Oublier les ouvriers
SD Worx : « Il existe également des possibilités pour les ouvriers, mais l’introduction auprès des ouvriers requiert une analyse et des connaissances spécialisées afin d’éviter les surprises. Instaurez une nouvelle mobilité à vélo tant pour vos employés que pour vos ouvriers. Expliquez clairement l’impact de celle-ci sur la pension, les vacances, la maladie et le chômage si vous devez opter pour une réduction du salaire brut. »
6. Négliger la procédure de commande
« Réfléchissez à temps à la façon dont vous envisagez le processus de commande : vos collaborateurs peuvent-ils commander tout au long de l’année et de combien de temps le service du personnel dispose-t-il pour en assurer le suivi ? Aujourd’hui, de plus en plus d’employeurs proposent le “shopping continu” dans leur système de rémunération flexible. Vous pouvez aussi limiter le moment de choix à, par exemple, 2 semaines par an. Il se peut que vous vouliez limiter la charge de travail administrative et le suivi. Sachez alors que vous pouvez automatiser l’introduction et le suivi des commandes. Cela vous facilitera fortement la tâche », explique Anne Godisiabois de SD Worx.
