Mais qu’est-ce qu’une bonne car policy ? En théorie, une car policy ou un règlement du parc automobile est un ensemble de règles et accords édictés au niveau de l’entreprise et relatifs à la mise à disposition d’une voiture de société. Ce règlement détermine donc quel travailleur bénéficie d’une voiture, dans quel cadre il peut l’utiliser et quelles sont les possibilités en termes de choix. Voilà pour la théorie.
En pratique, une bonne car policy reflète la culture de l’entreprise et est suivie par tous les collaborateurs. Exhaustive, elle traduit les objectifs de l’entreprise en normes et règles acceptables pour les conducteurs. Elle permet à l’entreprise de maintenir ses coûts à un niveau bas tandis que le travailleur s’engage à prendre soin du véhicule. Tel est le compromis idéal.
Concrètement
Il est recommandé d’annexer la car policy au contrat de travail du collaborateur et de la faire signer par celui-ci pour réception et accord. A défaut, en cas de litige, par exemple à la suite d’un licenciement, le juge risque de rejeter votre car policy au motif qu’elle n’était ‘pas connue’ du travailleur. Evitez toutefois de l’intégrer au contrat de travail (optez plutôt pour un addendum), au risque de devoir négocier un nouveau contrat à chaque modification (nouveaux modèles dans la liste, nouvelle formule de calcul de l’ATN, modification de la fiscalité automobile, etc.).
Il ne s’agit évidemment pas d’une obligation au sens strict. Conformément au principe de l’autorité patronale, une car policy peut être un document unilatéral. S’il est vrai que l’employeur a le droit de modifier à tout moment les ‘règles du jeu’, sans concertation ni accord préalable, une telle approche n’est cependant pas souhaitable pour la paix sociale.
Une analyse juridique de votre règlement peut également s’avérer judicieuse. Celui-ci doit être acceptable par tous les collaborateurs. Concrètement, vous devez attirer l‘attention des conducteurs sur les conséquences de certains choix.
Les clés du succès
Avant d’aborder plus concrètement le contenu d’une car policy, voici déjà quelques règles d’or :
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Pour éviter toute ‘interprétation’, formulez les choses objectivement.
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Expliquez clairement les critères utilisés dans votre car policy et contrôlez leur application.
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Mentionnez les règles relatives à l’usage professionnel et privé du véhicule.
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Décrivez les procédures à suivre en cas d’accident, d’accrochage ou de dégâts. Mentionnez les contacts utiles pour tous les cas de figure.
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Définissez clairement qui supporte les frais liés à l’usage du véhicule : amendes, dégâts en fin de contrat, accidents en tort de manière répétitive, etc.
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Soyez attentif aux circonstances exceptionnelles (par ex. quelles sont règles applicables si le droit à une voiture de société arrive à échéance ?)
Ecoscore
Depuis 2013, la Région bruxelloise oblige les entreprises de plus de 100 travailleurs à appliquer l’Ecoscore comme critère de choix dans leur car policy. Elaboré par le VITO à la demande des trois Régions de notre pays, l’Ecoscore offre une image très équilibrée de l’empreinte écologique totale d’un véhicule. Il permet de niveler les différences extrêmes entre véhicules au niveau des émissions CO2, à la faveur d’une image beaucoup plus nuancée et réaliste. Il est donc recommandé d’appliquer l’Ecoscore dans votre car policy, surtout si votre entreprise est établie dans la Région bruxelloise. Plus d’infos sur www.ecoscore.be ou www.vito.be.
