Sweel, l’app qui automatise le relevé et le paiement de l’indemnité vélo
Tax & legal
Précisons avant toute chose que les règles fiscales édictées ci-après concernent des vélos classiques, électriques ou des speed-pedelecs, bref tous les types de vélos.
ATN
La mise à disposition d’un vélo (de location) à un employé par un employeur ne donne pas lieu à un avantage de toute nature comme c’est le cas pour une voiture. Une volonté qui émane des autorités afin de booster la mobilité douce. Néanmoins, cette exception n’est d’application que si le vélo en question est régulièrement utilisé pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail. Le cadre légal prévoit que l’employé doit au moins l’utiliser pour effectuer 10% de ses trajets domicile-lieu de travail, soit 22 jours par an. Ce pourcentage de 10% est évidemment difficilement contrôlable par l’employeur et encore plus par les autorités. Mais une simple déclaration sur l’honneur du travailleur fait foi, selon la Commission de ruling. Enfin, le vélo mis à disposition par l’employeur peut être utilisé de façon illimitée à des fins privées.
Indemnité kilométrique
Afin de motiver encore davantage l’usage du vélo, un employeur peut décider d’octroyer une indemnité kilométrique à ses collaborateurs qui utilisent effectivement le 2 roues. Son montant est laissé à l’appréciation de l’employeur, mais sachez qu’elle est exonérée de précompte professionnel et de cotisation ONSS si elle ne dépasse pas 0,25€/km réellement parcouru. Elle est donc intégralement nette d’impôts, que ce soit pour l’employeur ou pour l’employé. À noter que cette indemnité n’est absolument pas une obligation pour l’employeur et ne concerne que les trajets domicile-lieu de travail. Si un employé utilise son vélo pour un déplacement de service durant la journée, il n’en bénéficie donc pas.
ONSS
En matière de cotisations sociales aussi, le cadre légal se veut plutôt avantageux. Si le vélo est utilisé en partie pour des trajets privés (y compris domicile-lieu de travail) et en partie pour des déplacements professionnels, son usage n’est pas soumis à des cotisations ONSS. Par contre, s’il est utilisé uniquement à des fins privées et sans déplacement domicile-lieu de travail, son avantage sera soumis à l’ONSS, calculé à la valeur réelle en fonction du prix du vélo et de la durée de son utilisation.
Déductibilité d’impôts
Les frais liés à l’utilisation d’un vélo sont entièrement déductibles pour l’employeur si le vélo est effectivement utilisé pour les déplacements domicile-lieu de travail. Par frais d’utilisation, on entend : l’acquisition vélo, les entretiens et réparations, les accessoires (casque, cadenas, etc.), l’acquisition, la construction ou la transformation d’un bien immeuble destiné à accueillir des vélos, des vestiaires ou des sanitaires.
TVA
En ce qui concerne la TVA, les règles générales pour la déduction sont d’application. Autrement dit, il n’y a pas de déductibilité de TVA pour les déplacements privés ou les déplacements entre le domicile et le lieu de travail. La TVA sur les frais relatifs à un bien immeuble destiné à être, par exemple, un garage à vélo, des sanitaires ou un vestiaire pour les cyclistes est en revanche entièrement déductible.
Vélo de société et budget de mobilité
Si le vélo gagne en intérêt, c’est aussi parce qu’il entre parfaitement dans le cadre du budget de mobilité. Via le pilier 2 (moyens de transports durables), il est tout à fait possible d’intégrer un vélo tout en bénéficiant aussi d’une fiscalité très avantageuse. L’employé ne paie ainsi aucune taxe en cas d’utilisation pour ses déplacements domicile-lieu de travail, tandis que les frais sont entièrement déductibles pour l’employeur. Tous deux bénéficient aussi d’une exonération de cotisations sociales sur tout ce qui est intégré via le pilier 2.
Vélo privé
Si certains travailleurs ne bénéficient pas d’un vélo de société, mais se rendent quand même au travail avec leur vélo personnel ou l’utilisent pour des déplacements professionnels, ils peuvent aussi bénéficier de certains avantages fiscaux. Sur le plan fiscal d’abord, ils peuvent toucher une indemnité kilométrique qui sera exonérée de cotisation ONSS si son montant ne dépasse pas 0,25€/km réellement parcouru. Celle-ci est valable s’il utilise un vélo classique, électrique ou un speed-pedelec, et est entièrement déductible dans le chef de l’employeur. Elle peut, en plus, être combinée avec d’autres indemnités de déplacement.
