Gestion d’une flotte automobile : les premières questions que se posent les PME

Pour certaines personnes aguerries dans la fonction de fleet manager, les informations ci-dessous pourront paraître basiques et sans grande valeur ajoutée. Il s’agit effectivement des fondements de base de la gestion de flotte sur lesquels les sociétés s’appuient pour effectuer leurs choix stratégiques. 

Pourtant, parmi les lecteurs de link2fleet se trouvent bon nombre de collaborateurs dont la gestion de la flotte de véhicules ne constitue qu’une partie infime de leurs responsabilités. Ceux-ci n’ont pas toujours l’occasion de se documenter de manière spécifique d’où l’intérêt de cette piqûre de rappel.

• Gestion propre
  Le choix le plus logique consiste à vous occuper vous-même de la gestion administrative de votre flotte. Sachez cependant qu’une voiture de société représente en moyenne 1 sinistre par an, une amende de temps à autre en fonction de l’impétuosité de vos conducteurs et de manière récurrente des factures de carburant, d’assurance, d’entretien, de pneumatiques, etc. Soyons honnêtes, le suivi d’une flotte de véhicules demande du temps. Les modifications constantes apportées à la réglementation fiscale rendent en outre la gestion de plus en plus complexe et vous ne bénéficierez peut-être pas toujours des meilleures conditions d’achat sur le marché.

+ Coût / Contrôle / Liberté d’action / Propriété
– Charge de travail / Budgétisation / Risques opérationnels / Légèreté du reporting

• Externalisation administrative (‘fleet management’)
  Votre flotte devient plus importante que prévu ? L’usage est plus intensif avec un surcroît  d’entretiens ou d’incidents à la clé ? Vous n’avez pas les compétences pour vous occuper de la revente de vos véhicules ? Aucun de vos collaborateurs n’a vraiment le temps de s’occuper de la gestion ? Les coûts liés aux véhicules dérapent ? Voilà toute une série de situations qui se présentent fréquemment au sein des entreprises, surtout les plus petites. La solution pourrait consister à confier la gestion de votre flotte à des experts externes. Vous restez propriétaire des véhicules mais pour un montant fixe par voiture, ceux-ci prennent en charge tout l’aspect administratif lié à la gestion de vos véhicules. Ces experts peuvent également vous conseiller par rapport à certains aspects opérationnels et notamment vous aider pour la mise en place de la ‘car policy’ – règlement qui régit l’utilisation des voitures appartenant à la société -. Ces conseillers peuvent même venir élire domicile dans vos bâtiments pour donner l’impression de faire partie du staff et mieux ressentir la fibre de votre entreprise (implants). Ce service est offert par des sociétés spécialisées ou des consultants, mais aussi par certaines sociétés de leasing qui offrent cette prestation de ‘fleet management’.

+   Charge de travail inférieure / Expertise externe / Gestion rigoureuse / Qualité de reporting
–   Coût / Perte de contrôle / Perte de contact avec les utilisateurs

• Externalisation complète
  Outre la gestion du parc automobile, vous pouvez également choisir de déléguer l’achat et le financement en passant par une société de gestion de parc automobile ou de leasing. Celle-ci s’occupe de tout, de la commande à la revente en fin de période d’utilisation en passant par le choix des prestataires, le financement et l’assurance, l’entretien et les pneus… Ces sociétés spécialisées peuvent également vous épauler dans l’élaboration de la car-policy. Outre le professionnalisme et l’expertise, ces sociétés vous font bénéficier de conditions d’achat intéressantes sur les véhicules et ses différentes composantes. Elle vous offre de surcroît un suivi minutieux de tous les postes de frais qui vous permet de vérifier à tout moment que les coûts ne dévient pas par rapport à la ligne de conduite que vous avez fixée en début de contrat. En résumé, l’externalisation complète incarne une certaine sérénité puisque vous n’avez qu’à vous soucier d’un loyer mensuel fixe et que tous les coûts du parc sont facilement budgétisés de manière anticipative. Seuls le carburant et les risques propres peuvent faire varier l’addition.

+   Contrat ‘sérénité’ / Risques opérationnels pour le loueur / Gestion professionnelle / Remises intéressantes en fonction de la taille de flotte / Lignes de crédit non affectées / Suivi des coûts minutieux
–   Coût / Opacité de certaines clauses du contrat / Perte de contrôle / Refacturations et recalculs de contrat pas toujours transparents / Système à déconseiller si peu de kilomètres parcourus

Comment financer son parc de véhicules ?

Toutes les possibilités en un coup d’oeil

La première question à se poser au moment de mettre à la route un véhicule de société concerne la manière de l’acquérir ou de la financer. La réponse sera évidemment différente en fonction de la situation précise de chaque société. Voici en tout cas un tableau récapitulatif qui vous permettra d’y voir plus clair quant aux différentes options qui s’offrent à vous.

Les différentes formules de financement

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