Allocation de télétravail

Depuis le 1er février 2022, le montant maximal de l’allocation forfaitaire pour travail à domicile exonérée d’impôt est de 134,71 euros par mois.

Suite à l’ajustement dû à l’évolution de l’indice de base, l’indemnité forfaitaire de travail à domicile passe de 129,48 euros à :

• 132,07 euros par mois à partir du 1er octobre 2021 ; et
• 134,71 euros par mois à partir du 1er février 2022.

Pas une obligation

L’allocation forfaitaire de télétravail n’est pas une obligation. Un employeur peut aussi choisir d’intervenir une seule fois dans le prix d’achat du mobilier de bureau nécessaire ou du matériel informatique ou même de mettre à disposition de son personnel ce mobilier ou matériel. Toutefois, un employeur peut décider de faire une distinction dans le montant de l’indemnité de travail à domicile accordée sur la base des catégories de personnel ou en fonction des circonstances du télétravail. Il est important que l’employeur énonce correctement les conditions dans une annexe au contrat de travail. L’employeur peut également prévoir certaines règles et modalités concernant le télétravail dans une mobility-policy complémentaire à la car-policy.

Pas d’impôts et de cotisations sociales

L’allocation forfaitaire de télétravail que l’employeur paie est nette d’impôts et de cotisations de sécurité sociale.

Aucun désavantage fiscal pour le propriétaire bailleur

Pour l’employeur, l’indemnité de bureau est déductible à 100%. Pour le propriétaire bailleur, le versement d’une indemnité de bureau n’est pas considéré comme une location professionnelle de locaux. Le revenu imposable dans ce cas sera donc limité au revenu cadastral majoré de 40%. Il n’y a donc pas de conséquences négatives.

Combinaison indemnité de télétravail et voiture de société

L’indemnité forfaitaire de télétravail peut être versée en plus de la voiture de société sans aucune conséquence fiscale. L’avantage en nature de la voiture de société n’en est pas modifié, pas plus qu’il n’est réduit en raison d’une éventuelle diminution du kilométrage annuel.

Conditions

Un employé doit travailler à domicile au moins l’équivalent d’un jour ouvrable par semaine pendant les heures normales de travail. Le travail effectué en soirée ou durant le week-end n’est pas pris en compte. Cela peut être une journée de travail complète, deux demi-journées de travail ou plusieurs journées de plusieurs heures par semaine. L’ensemble est évalué sur une base mensuelle. Ces règles s’appliquent indépendamment des mesures mises en place durant la période corona. Exemples :

• Un employé travaille chaque jour les 2 premières heures depuis la maison pour éviter les files du matin ;
• Un employé travaille 1 semaine par mois depuis la maison.

Si un employé travaille moins d’un jour par semaine à domicile, l’indemnité forfaitaire n’est pas applicable. Dans les deux exemples, un employé à temps partiel ne relève pas du régime. Il/elle n’atteint pas les 8 heures par semaine requises. Il en va de même pour un employé à temps plein qui s’absente pendant deux semaines au cours d’un mois pour cause de maladie. Les directeurs d’entreprise, y compris ceux qui ont un emploi rémunéré, ne sont pas éligibles. Pour les employés à temps partiel ayant suffisamment d’heures de travail à domicile, cette indemnité ne doit pas être calculée au prorata. Les employeurs qui souhaitent obtenir des certitudes pour leur situation spécifique peuvent toujours demander une décision fiscale au Service des Décisions Anticipées.

Indemnités complémentaires à l’indemnité de travail à domicile

En principe, l’employeur peut verser un maximum de 134,71 euros par mois sous forme d’indemnités de bureau forfaitaires exonérées d’impôt pour couvrir les frais liés au travail à domicile. L’indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais qu’un employé doit engager pour travailler à domicile de manière normale et comprend le matériel informatique, l’encre, le papier, les stylos, les dossiers, les services publics, l’entretien des clés USB, les assurances, le café et les rafraîchissements, etc. Auparavant, il était supposé que l’achat d’une chaise de bureau ergonomique, d’une lampe de bureau et d’un second écran était inclus dans ces indemnités forfaitaires de bureau. Mais une récente circulaire de l’administration fiscale (1) précise que ces frais peuvent être remboursés en plus par l’employeur.

L’employeur peut augmenter ce montant de 134,71 euros avec :

• maximum 20,00 euros par mois pour l’usage professionnel de sa propre connexion internet;
• maximum 20,00 euros par mois pour l’usage professionnel de son ordinateur privé (desktop, laptop, tablette), matériel périphérique et logiciel. Ces deux indemnités ne sont pas soumises aux règles minimales de télétravail régulier ;
• maximum 10,00 euros par mois pour l’usage professionnel d’un second écran personnel, d’une imprimante, de papier ou d’un scanner (5 euros par appareil, sans l’usage d’un ordinateur privé, pendant maximum 3 ans) si l’employé a reçu un PC mis à disposition par son employeur ;
• le remboursement (selon la durée normale d’usage) du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique nécessaires que le collaborateur a lui-même acheté ou la mise à disposition du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique nécessaires que le collaborateur peut utiliser.

Remboursement du mobilier de bureau ou du matériel informatique

Le mobilier de bureau ou le matériel informatique qui peut être pris en compte pour le remboursement ou la mise à disposition comprend un bureau, une chaise de bureau, une armoire (1 fois tous les 10 ans) et une lampe de bureau fonctionnelle (1 fois tous les 5 ans) ; un second écran d’ordinateur, un clavier, une imprimante/scanner, une souris, un téléphone (1 fois tous les 3 ans). L’administration fiscale indique dans sa circulaire (1) que les remboursements doivent être effectués dans un cadre raisonnable. Par exemple, les autorités fiscales n’acceptent pas que le coût total d’une chaise de bureau soit remboursé en un an, alors que sa durée de vie normale est de dix ans. De même, les grands écrans d’ordinateur qui sont plutôt destinés aux jeux et les lampes de bureau design coûteuses ne sont pas acceptés. Il est donc conseillé à l’employeur, dans sa politique de remboursement du matériel informatique et du mobilier de bureau, de prévoir certains plafonds et d’exclure les marques de créateurs onéreuses afin d’éviter que le fisc puisse par la suite imputer un avantage quelconque au salarié concerné. Si le salarié conserve les biens lors de son départ ou à la fin de la période de travail à domicile, un avantage en nature est dû sur la valeur résiduelle réelle du marché. Toutefois, la valeur de cet avantage peut être déduite du salaire net de l’employé pour éviter un impôt supplémentaire.

Mise à disposition du mobilier de bureau et du matériel informatique

Au lieu de rembourser le matériel acheté par l’employé, l’employeur peut tout aussi bien l’acheter lui-même et le mettre à disposition de ses collaborateurs. Sur le plan fiscale, cela ne fait aucune différence. L’employé n’est pas taxé sur un avantage de toute nature en ce qui concerne par exemple une chaise de bureau. Les mêmes conditions et restrictions que pour les remboursements s’appliquent.

Déclaration de l’indemnité de télétravail sur la fiche fiscale annuelle

À partir de l’année de revenus 2022, le montant total de ces indemnités pour télétravail devra être déclaré dans la déclaration d’impôt annuelle.

Source : Circulaire 2021/C/20 sur les contributions des employeurs au travail à domicile

                Directives administratives RSZ – 2021/4 /  Directives intermédiaires

Michel Willems

MOBILITAS