Beheer van een wagenpark: de eerste vragen die KMO’s zich stellen

Voor bepaalde mensen met veel ervaring als fleetmanager zal de informatie hieronder misschien basic lijken en zonder veel toegevoegde waarde. We bespreken hier inderdaad de fundamenten van het wagenparkbeheer waar bedrijven hun strategische beslissingen op stoelen.

Maar onder de lezers van link2fleet zitten ook heel wat werknemers voor wie het autobeheer maar een klein deel uitmaakt van hun verantwoordelijkheden. Die hebben niet altijd de kans om zich uitgebreid te documenteren. Vandaar deze opfriscursus.

• Eigen beheer De meest logische keuze is om u zelf bezig te houden met de administratie rond het beheer van uw wagenpark. Alleen betekent een bedrijfswagen gemiddeld 1 schadegeval per jaar, hier en daar een boete afhankelijk van de rechtervoet van uw bestuurders en terugkerende facturen voor brandstof, verzekering, onderhoud, banden enzovoort. Laat ons eerlijk zijn: er kruipt veel tijd in het opvolgen van een wagenpark. Bovendien wordt het beheer steeds complexer door de constante aanpassingen aan de fiscale spelregels en geniet u niet altijd de beste aankoopvoorwaarden op de markt.

+ Kost / Controle / Vrijheid om te handelen / Eigendom – Werklast / Budgettering / Operationele risico’s / Beperkte reporting

• Administratieve uitbesteding (“fleetmanagement”) Uw wagenpark wordt groter dan voorzien? Het gebruik is intensiever, met meer onderhouds- of herstelkosten? U heeft niet de competentie in huis om zich bezig te houden met de herverkoop van uw wagens? Geen enkele van uw werknemers heeft echt de tijd om zich met het beheer bezig te houden? De autogerelateerde kosten swingen de pan uit? Het zijn allemaal situaties waar bedrijven frequent mee worden geconfronteerd, vooral als ze wat kleiner zijn. De oplossing kan zijn om het vlootbeheer uit te besteden aan externe experts. U blijft eigenaar van de wagens, maar voor een vaste vergoeding per auto houden zij zich bezig met de hele administratieve last rond het beheer van uw vloot. Deze experts kunnen u ook adviseren rond bepaalde operationele aspecten en u bijstaan bij het opstellen van de ‘car policy’, het reglement dat het gebruik van de auto’s van het bedrijf omschrijft. Deze adviseurs kunnen zelfs in uw kantoren komen werken om de indruk te geven dat ze deel uitmaken van het personeel en zo beter de sfeer in het bedrijf kunnen aanvoelen (implants). Dit soort dienst wordt aangeboden door gespecialiseerde ondernemingen of consultants, maar ook door bepaalde leasingbedrijven die dergelijke fleetmanagement-diensten hebben.

+ Lagere werklast / Externe expertise / Degelijk beheer / Kwalitatieve reporting – Kost / Verlies van controle / Verlies van contact met de gebruikers

• Volledige uitbesteding Naast het beheer van het wagenpark kan u ook het proces rond de aankoop en de financiering ervan uitbesteden via een fleetmanagementbedrijf of een leasingfirma. Die houden zich met alles bezig, van de bestelling tot de herverkoop aan het eind van de gebruiksperiode, met daartussen de keuze van leveranciers, financiering en verzekering, onderhoud en banden enzovoort. Dit soort gespecialiseerde ondernemingen kan u bovendien bijstaan bij het uitschrijven van een car policy. Naast professionaliteit en expertise brengen ze ook interessante aankoopvoorwaarden voor auto’s en hun diverse onderdelen. Daar komt nog eens een minutieuze opvolging van alle kostenposten bij, zodat u op elk moment kan controleren of de kosten niet hoger oplopen dan de lijnen die u bij het begin van het contract heeft uitgezet. Samengevat brengt een volledige uitbesteding een vorm van gemoedsrust omdat u enkel nog een vaste maandelijkse huurprijs moet betalen en omdat de kosten van het wagenpark zo eenvoudig en anticiperend kunnen worden berekend. Enkel de brandstofkosten en de eigen risico’s kunnen de rekening nog doen variëren.

+ Contract met ‘gemoedsrust’ / Operationele risico’s voor verhuurder / Professioneel beheer / Interessante kortingen in functie van de grootte van de vloot / Kredietlijnen niet beïnvloed / Minutieuze opvolging van kosten – Kostprijs / Soms onduidelijke clausules in contract / Verlies van controle / Herfacturatie en contractherberekeningen niet altijd even transparant / Niet aangeraden indien weinig kilometers worden gereden

Hoe het wagenpark te financieren?

Alle mogelijkheden in één overzicht

De eerste vraag die u zich moet stellen wanneer u een bedrijfswagen op de weg brengt is hoe u hem zal verwerven of financieren. Het antwoord zal uiteraard verschillen in functie van de precieze situatie van elk bedrijf. Hier is in elk geval een samenvattende tabel voor een duidelijk overzicht op de verschillende opties die u ter beschikking staan.

De verschillende formules voor financiering

Klik op de tabel hieronder om te vergroten.