1. ALGEMEEN
2. GEGEVENS VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
3. WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WIJ, VOOR WELKE FINALITEITEN EN OP WELKE RECHTSGRONDEN?
3.1. Contact per e-mail
3.2. Contact per telefoon
3.3. Promotionele aanbiedingen aan bestaande klanten
3.4. Inschrijving op de newsletter
3.5. Aanmaak van een gratis account op onze website link2fleet.be
3.6. Registratie in het jaarboek Experts Guide
3.7. “Academy” Service
3.8. Aanmelding voor events
3.9. Aankoop van producten op de e-commerce website
3.10. Finaliteiten en doorgifte van specifieke gegevens
3.11. Verzameling van gegevens in geval van interactie met onze websites
4. LINKS NAAR ANDERE WEBSITES EN DIENSTEN
5. BEWARING VAN DE GEGEVENS
6. MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEBONDEN GEGEVENS?
7. WELKE ZIJN UW RECHTEN?
7.1. Recht van inzage
7.2. Recht op verbetering
7.3. Recht op vergetelheid
7.4. Recht op overdraagbaarheid
7.5. Recht van bezwaar
7.6. Recht op beperking van de verwerking
7.7. Beeldrecht
8. AANSPRAKELIJKSBEPERKEND BEDING
9. VEILIGHEID
10. IN GEVAL VAN GESCHILLEN
11. TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTSMACHT
12. WIJZIGING
1. ALGEMEEN
Dit Beleid is van toepassing op de persoonsgebonden gegevens (hierna de “Gegevens”) die LINK2FLEET over u verzamelt via zijn websites (hierna de “Websites”).
De begrippen die in dit Beleid worden gebruikt, hebben de betekenis die eraan wordt toegekend door Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna de “Verordening” of “AVG”).
Door deze Websites te gebruiken of uw Gegevens door te geven, aanvaardt u de praktijken die in dit Beleid worden beschreven. Als u de voorwaarden ervan niet aanvaardt, gelieve dan geen gebruik te maken van deze Websites en uw Gegevens niet mee te delen. In dat geval aanvaardt u echter wel dat u niet kunt genieten van alle diensten en andere voordelen die door LINK2FLEET worden aangeboden.
Dit Beleid is van toepassing op alle websites van LINK2FLEET en in het bijzonder op de volgende websites: link2fleet.com, link2fleet.lu, mobilitime.link2fleet.com en ze-experience-event.link2fleet.com.
2. GEGEVENS VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
LINK2FLEET, met zetel in Chaussée de Theux 32, 4802 Verviers en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 657.776.992, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgebonden gegevens die u rechtstreeks op de Websites meedeelt.
3. WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WIJ, VOOR WELKE FINALITEITEN EN OP WELKE RECHTSGRONDEN?
3.1. Contact per e-mail
Wanneer u per e-mail contact opneemt met de diensten van LINK2FLEET, gebruikt LINK2FLEET uw achternaam, voornaam, de naam van de vennootschap waarvoor u werkt en uw e-mailadres om contact met u te kunnen opnemen en te reageren op uw verzoeken om informatie of assistentie en om aan uw verzoeken te voldoen. De rechtsgrond voor de verwerking is uw toestemming.
3.2. Contact per telefoon
Wanneer u telefonisch contact opneemt met LINK2FLEET voor assistentie of om contact te leggen met de verschillende afdelingen ervan, gebruikt LINK2FLEET uw achternaam, voornaam, de naam van de vennootschap waarvoor u werkt en uw telefoonnummer. Daarnaast kan u worden gevraagd om andere informatie over uzelf, de aard van uw oproep en andere informatie te verstrekken om latere vragen te beantwoorden. In dit geval worden uw Gegevens gebruikt om te reageren op uw verzoeken om informatie of assistentie en is uw toestemming de rechtsgrond voor de verwerking.
3.3. Promotionele aanbiedingen aan bestaande klanten
Bent u al Klant, dan kan LINK2FLEET u informeren over de diensten die hij aanbiedt en die vergelijkbaar zijn met de diensten die u eerder hebt besteld. De rechtsgrond voor deze verwerking zijn de legitieme belangen van LINK2FLEET. U hebt ook te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking door op de link “uitschrijven” te klikken.
3.4. Inschrijving op de newsletter
Wanneer u zich inschrijft voor de newsletter, verzamelen we uw achternaam, voornaam, e-mailadres, vennootschapsnaam, profiel en uw communicatie- en e-marketingkeuzes. De rechtsgrond voor de verwerking is uw toestemming.
3.5. Aanmaak van een gratis account op onze website link2fleet.be
Wanneer u een account aanmaakt om toegang te krijgen tot de beperkte inhoud van de website link2fleet.be, worden uw persoonlijke gegevens, zoals uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw voorkeuren en interesses op het gebied van mobiliteit, opgeslagen en verwerkt om (1) u toegang te geven tot aanbiedingen, diensten en gepersonaliseerde content en (2) u in staat te stellen u te registreren in het jaarboek Experts Guide. De rechtsgrond voor de verwerking is uw toestemming.
3.6. Registratie in het jaarboek Experts Guide
Wanneer u uw vennootschap en/of uw onderneming als natuurlijke persoon registreert in het jaarboek Experts Guide op link2fleet.be, worden uw gegevens, zoals uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, de naam van uw onderneming of de vennootschap waarvoor u werkt, uw communicatie- en e-marketingkeuzes opgeslagen en verwerkt om u in staat te stellen de gegevens van uw keuze over uw onderneming en de contactpersonen binnen uw onderneming in het jaarboek te publiceren. De rechtsgrond voor de verwerking is uw toestemming.
3.7. “Academy” Service
De “Academy” service van LINK2FLEET (voorheen Mobilitime) is bedoeld om webinars aan te bieden rond verschillende onderwerpen met betrekking tot wagenparkbeheer. Met deze service kunnen de gebruikers zich aanmelden via het Livestorm platform.
Wanneer u zich aanmeldt voor de Academy Service, verzamelt en verwerkt LINK2FLEET uw Gegevens om u in staat te stellen deel te nemen aan de voorgestelde webinars. De rechtsgrond is uw toestemming.
De verwerkte gegevens zijn: uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw beroep, de naam van uw onderneming of de vennootschap waarvoor u werkt. Afhankelijk van het gekozen webinar kan LINK2FLEET u om andere Gegevens vragen, zoals de omvang van uw wagenpark.
Uw gegevens worden gedeeld met de host van het registratieplatform, Livestorm, en er wordt een link naar zijn algemene voorwaarden gegeven. Registratie vereist acceptatie van die voorwaarden.
De verstrekte Gegevens kunnen vervolgens door LINK2FLEET worden gebruikt om u per e-mail uitnodigingen te sturen voor volgende trainingen die door LINK2FLEET worden georganiseerd in verband met de webinars. U kunt zich te allen tijde afmelden voor deze communicatie door op de link in elke e-mail te klikken. De rechtsgrond is het legitieme belang van LINK2FLEET om u diensten en producten aan te bieden die vergelijkbaar zijn met de diensten en producten die u eerder al bestelde. In geen geval worden deze gegevens gebruikt om u aan te melden voor de LINK2FLEET nieuwsbrief.
3.8. Aanmelding voor events
Wanneer u zich registreert voor events die door LINK2FLEET worden georganiseerd, fysiek of online, verzamelt LINK2FLEET de volgende Gegevens: uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw beroep, de naam van uw onderneming of de vennootschap waarvoor u werkt en, indien van toepassing, het bankrekeningnummer waarmee u uw registratie hebt betaald. Voor bepaalde events kunnen, afhankelijk van het thema, aanvullende gegevens worden verzameld, zoals de omvang van uw wagenpark. LINK2FLEET baseert zich op uw toestemming om deze gegevens te verwerken.
Wanneer een derde partij, zoals uw werkgever, u registreert voor events, verstrekt zij ons uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw beroep, de naam van uw onderneming of de vennootschap waarvoor u werkt en de omvang van het wagenpark van uw bedrijf. Deze verwerking is gebaseerd op het legitieme belang van de persoon die u inschrijft om uw gegevens te verwerken ten behoeve van uw inschrijving voor events, voor professionele en/of informatieve doeleinden. U ontvangt per e-mail een bevestiging van uw registratie met een link naar het onderhavige Beleid. U hebt altijd de mogelijkheid om u af te melden voor het event.
3.9. Aankoop van producten op de e-commerce website
LINK2FLEET biedt de volgende producten aan:
– het kopen van toegang tot gratis en/of betalende online producten zoals literatuur, tools en artikels over onderwerpen die betrekking hebben op de mobiliteitssector.
– het bestellen van gratis en/of betalende fysieke producten zoals tijdschriften en magazines.
Bij de aankoop van LINK2FLEET-producten op zijn e-commercesite odoo.link2fleet.com verzamelt LINK2FLEET de volgende gegevens: uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw postadres, uw beroep, de naam van uw onderneming of de vennootschap waarvoor u werkt en, indien van toepassing, uw bankrekeningnummer. Afhankelijk van het gekozen product kan LINK2FLEET u om andere Gegevens vragen, zoals de omvang van uw wagenpark. Deze gegevens worden verwerkt om de genoemde producten aan u te kunnen leveren.
3.10. Finaliteiten en doorgifte van specifieke gegevens
De verplichte vaste gegevens
Er worden verplichte vaste gegevens verzameld, ongeacht het product of de dienst waarop u hebt ingetekend. Aan de hand van die gegevens kunnen wij u identificeren, uw identiteit verifiëren en overgaan tot de bestelling, bevestiging en opvolging van uw order, de facturatie en de betaling (indien van toepassing). Ze worden ook gebruikt voor statistische doeleinden en, indien van toepassing, voor de goede organisatie van het event.
Ze kunnen ook worden doorgegeven aan partners in het kader van de organisatie van een fysiek of online event. In dat geval zal uw uitdrukkelijke toestemming vereist zijn. De categorieën partners worden opgesomd in punt 6 hieronder.
In het kader van de aankoop van een online en/of fysiek product kunnen wij uw gegevens doorgeven aan de partner(s) die de bestelling en/of de verzending in fysieke of digitale vorm uitvoer(t)(en) (bv. de postverzending en de postbezorgdienst). De rechtsgrond voor deze verwerking is de noodzaak om een contract (bestelling) uit te voeren.
De verplichte variabele gegevens
Er worden verplichte variabele gegevens verzameld wanneer u bepaalde producten of evenementen koopt of hierop intekent. Deze gegevens hebben betrekking op de omvang van uw wagenpark. Ze worden door ons gebruikt voor statistische en commerciële communicatiedoeleinden.
Voor de registratie voor de “Academy” webinardienst gebruikt LINK2FLEET de verstrekte Gegevens om u per e-mail uitnodigingen te sturen voor vervolgopleidingen die door LINK2FLEET worden georganiseerd in verband met de webinars. U kunt zich te allen tijde afmelden voor deze communicatie door op de link in elke e-mail te klikken. De rechtsgrond is het legitieme belang van LINK2FLEET om u diensten en producten aan te bieden die vergelijkbaar zijn met de diensten en producten die u eerder al bestelde. In geen geval worden deze gegevens gebruikt om u aan te melden voor de LINK2FLEET newsletter.
Als u toestemming geeft, worden de variabele verplichte gegevens (d.w.z. de omvang van uw vloot) meegedeeld aan onze commerciële partners en organisatoren van events, zodat zij tijdens of na het event contact met u kunnen opnemen voor promotiedoeleinden.
Uw toestemming voor het doorgeven aan derden wordt verzameld door middel van een opt-in:
“Ik aanvaard dat de partners van het event contact opnemen tijdens of na het event:
- ja, enkel via e-mail
- ja, via e-mail of telefoon
- nee, ik wens niet dat er contact wordt opgenomen.”
3.11. Verzameling van gegevens in geval van interactie met onze websites
De websites maken gebruik van ‘cookies’. Door ze te gebruiken, gaat u akkoord met het ontvangen van cookies op uw computer, tablet of smartphone. Het is dankzij de cookies dat LINK2FLEET u optimaal kan laten browsen op deze Websites. Voor meer informatie verwijst LINK2FLEET u naar haar Cookiebeleid: [Link].
4. LINKS NAAR ANDERE WEBSITES EN DIENSTEN
De Websites van LINK2FLEET bevatten links naar websites van derden en sommige van zijn services geven u toegang tot services van derden (zoals sociale netwerken).
LINK2FLEET heeft geen controle over de manier waarop de websites en services van derden omgaan met uw persoonlijke gegevens. LINK2FLEET verifieert geen websites en services van derden en LINK2FLEET is niet aansprakelijk voor deze websites en services van derden of hun privacygerelateerde praktijken. Gelieve de privacyverklaringen van alle websites of services van derden te lezen die u opent vanaf de Websites of services.
5. BEWARING VAN DE GEGEVENS
Wij verwerken uw gegevens alleen voor zover dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en voor de tijd die nodig is om voornoemde doeleinden te vervullen. Als gegevens nodig zijn om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van LINK2FLEET (zoals boekhoudkundige verplichtingen), worden deze opgeslagen in overeenstemming met de geldende wetgeving.
Uw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is voor de verwerking ervan, d.w.z. voor de duur van de overeenkomst of als onderdeel van commerciële prospectieactiviteiten of een inschrijving op de Newsletter of totdat de betrokkene bezwaar maakt of zijn of haar toestemming intrekt.
Als er Gegevens nodig zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals boekhoudkundige verplichtingen) of voor de beslechting van geschillen, worden ze bewaard in overeenstemming met de geldende wetgeving.
6. MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEBONDEN GEGEVENS?
Uw Gegevens worden niet aan derden meegedeeld, behalve in de volgende gevallen:
• Om zijn diensten uit te voeren, kan LINK2FLEET sommige van zijn activiteiten uitbesteden aan onderaannemers die contractueel gebonden zijn aan LINK2FLEET, om de order uit te voeren of om diensten te garanderen. Deze onderaannemers zijn externe derde dienstverleners, zoals verzekeringsmaatschappijen, IT-serviceproviders, leveranciers van ondersteunings-, hosting- en printdiensten en andere soortgelijke externe verkopers en uitbestede dienstverleners die ons helpen bij het uitvoeren van onze activiteiten.
• Bij het verlenen van e-commercediensten via de webtoepassing Odoo worden de door u verstrekte gegevens opgeslagen in een cloud die wordt gehost door de vennootschap naar Frans recht OVH Groupe SA, met zetel in 2, rue Kellermann, 59100 Roubaix en geregistreerd in het Franse handelsregister onder het nummer 537 407 926. OVH is de verwerker van LINK2FLEET voor de gegevens die worden verstrekt bij het gebruik van Odoo.
• Uw verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen in de cloud Microsoft Azure, verwerker van LINK2FLEET voor deze doeleinden.
• LINK2FLEET deelt uw gegevens eveneens met commerciële partners die actief zijn in de mobiliteitssectoren in de ruime zin, waaronder, maar niet beperkt tot:
o leasingmaatschappijen,
o aardolievennootschappen,
o verzekeringsmaatschappijen,
o spoorwegmaatschappijen.
• Overheidsinstanties en derden die betrokken zijn bij een gerechtelijke vordering of op grond van een wettelijke verplichting.
• Andere derden met wie wij uw persoonsgegevens kunnen delen als onderdeel van een feitelijke of voorgestelde reorganisatie, fusie, verkoop, joint venture, overdracht of andere transactie met betrekking tot onze activiteit of een deel daarvan.
LINK2FLEET eist verder van zijn verwerkers dat zij voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en voldoende garanties bieden met betrekking tot de implementatie van passende technische en organisatorische maatregelen, zodat de verwerking voldoet aan de vereisten van de wetgeving inzake gegevensbescherming en de bescherming van uw rechten waarborgt. Met deze verwerkers wordt een verwerkingsovereenkomst voor persoonsgegevens gesloten, in overeenstemming met artikel 28 van de AVG.
7. WELKE ZIJN UW RECHTEN?
7.1. Recht van inzage
U hebt het recht om van LINK2FLEET een bevestiging te krijgen of gegevens die op u betrekking hebben al dan niet worden verwerkt en, indien dit het geval is, inzage te krijgen in deze gegevens door een e-mail te sturen naar info@link2fleet.com of door een schriftelijk verzoek per post te sturen naar: Chaussée de Theux 32, 4802 Verviers.
7.2. Recht op verbetering
U hebt het recht te eisen dat onjuiste Gegevens worden gecorrigeerd en dat niet-adequate of nutteloos geworden gegevens worden verwijderd door een e-mail te sturen naar info@link2fleet.com of door een schriftelijk verzoek per post te sturen naar Chaussée de Theux 32, 4802 Verviers.
LINK2FLEET wijst u erop dat u te allen tijde verplicht bent de juistheid van de door u verstrekte Gegevens te controleren.
7.3. Recht op vergetelheid
Wanneer u niet langer wenst dat uw Gegevens worden verwerkt en u in staat bent om het recht op wissen aan te vragen, zal LINK2FLEET uw Gegevens uit zijn databases verwijderen. Deze wissing zal plaatsvinden binnen een maand na kennisgeving van uw verzoek, tenzij de bewaring ervan noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
7.4. Recht op overdraagbaarheid
Voor zover nodig hebt u ook het recht op overdraagbaarheid van uw Gegevens onder de voorwaarden die zijn vastgelegd in de toepasselijke wetgeving inzake Gegevensbescherming.
7.5. Recht van bezwaar
U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw Gegevens voor prospectiedoeleinden. U kunt uw recht op bezwaar te allen tijde kosteloos en zonder opgave van redenen uitoefenen door een e-mail hierover te sturen naar het volgende adres: info@link2fleet.com.
U kunt zich ook afmelden voor marketingberichten door de afmeldinstructies te volgen die zijn opgenomen in elk marketingbericht dat u wordt toegezonden. LINK2FLEET zal uw verzoek(en) zo snel mogelijk inwilligen.
7.6. Recht op beperking van de verwerking
Tot slot hebt u het recht om van LINK2FLEET de beperking van de verwerking van uw Gegevens te verkrijgen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
7.7. Beeldrecht
Tijdens events en trainingen die door LINK2FLEET worden georganiseerd, kunt u worden gefotografeerd of gefilmd. Link2fleet kan deze beelden gebruiken om zijn diensten te promoten op zijn website, sociale netwerken en publicaties. U kunt bezwaar maken tegen deze verspreiding door een e-mail te sturen naar het volgende adres info@link2fleet.com.
8. AANSPRAKELIJKSBEPERKEND BEDING
De aansprakelijkheid van LINK2FLEET beperkt zich tot directe schade, met uitsluiting van enige indirecte schade zoals, maar niet beperkt tot, verlies van Gegevens, financieel of commercieel verlies, winstderving, verhoging van overheadkosten, verstoring van de planning.
Bovendien kan LINK2FLEET niet aansprakelijk worden gesteld voor schade als gevolg van onrechtmatige manipulatie van de Gegevens door derden (diefstal van Gegevens, virussen, phishing of andere computerdelicten).
9. VEILIGHEID
LINK2FLEET heeft een strikt beveiligingsbeleid ontwikkeld om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de ongeoorloofde toegang, de accidentele mededeling aan derden en elke andere ongeoorloofde verwerking van Gegevens te voorkomen.
In het algemeen is de toegang tot uw gegevens gelimiteerd en beperkt dergelijke toegang zich tot de mate waarin ze noodzakelijk zijn voor LINK2FLEET om zijn taken uit te voeren.
Om gegevens en systemen te beschermen, implementeert LINK2FLEET:
– een interne organisatie voor het informatiebeveiligingsbeheer (SMSI);
– veiligheidsregels voor human resources;
– de encryptie van alle gegevens;
– het beheer van de activa;
– het beheer van de toegang;
– fysieke en omgevingsveiligheidsregels;
– strikte regels voor het verwerven, ontwikkelen en onderhouden van applicaties;
– regels voor het beheren van relaties met IT- en communicatieleveranciers;
– procedures voor het beheren van incidenten;
– procedures voor de continuïteit van de activiteit.
10. IN GEVAL VAN GESCHILLEN
Als u van mening bent dat LINK2FLEET een van zijn wettelijke en/of contractuele verplichtingen niet nakomt, wordt u uitgenodigd contact op te nemen met LINK2FLEET per e-mail op info@link2fleet.com of per post op het volgende adres: Chaussée de Theux 32, 4802 Verviers.
LINK2FLEET zal zijn uiterste best doen om uw bezorgdheden zo snel mogelijk op te volgen.
Als u niet tevreden bent met het antwoord van LINK2FLEET, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit op het volgende adres: contact@apd-gba.be.
11. TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTSMACHT
Deze bepalingen worden beheerst door, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht, dat het enige toepasselijke recht zal zijn in geval van een geschil.
Elk geschil dat niet in der minne kan worden geregeld binnen een termijn van ten hoogste één maand vanaf de datum waarop het is ontstaan, welke termijn in onderling overleg kan worden verlengd, kan door de meest gerede partij worden voorgelegd aan de Franstalige hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Luik, die als enige bevoegd zijn.
12. WIJZIGING
LINK2FLEET behoudt zich het recht voor om naar eigen goeddunken delen van het onderhavige beleid te allen tijde te wijzigen, aan te passen, aan te vullen of te verwijderen. LINK2FLEET zal een kopie van de gewijzigde voorwaarden op zijn websites plaatsen. Elke wijziging wordt van kracht zeven (7) dagen na de datum van de e-mail of de datum waarop LINK2FLEET de gewijzigde voorwaarden publiceert (de laatst bijgewerkte datum die hieronder wordt vermeld), afhankelijk van welke datum het eerst valt.
