Hoe Mobility Solutions by D'Ieteren u kan helpen bij uw dagelijkse verplaatsingen
Car-sharing, car-pooling & Taxi
Voorwaarden voor toekenning
Hoe wordt de fiets aan elk personeelslid toegekend? U kan hem aanbieden als onderdeel van een mobiliteitsbudget (federaal of op maat), als onderdeel van een cafetariaplan of gewoon via een brutoloonruil.
U kan beslissen om werknemers die regelmatig hun fiets gebruiken te belonen door hen een kilometervergoeding toe te kennen voor hun woon-werkverplaatsingen (zie dit artikel voor details over hoe deze vergoeding wordt toegekend en de bedragen).
Natuurlijk moet u ervoor zorgen dat uw werknemers die van deze regeling profiteren, regelmatig met de fiets naar het werk komen, bijvoorbeeld minstens 20% van de tijd. Dit kan bijvoorbeeld via een gedeelde Excel-spreadsheet. Dit gemiddelde moet worden berekend over het jaar en niet elke maand. De werknemer kan dus besluiten om in de strenge wintermaanden niet te fietsen, maar in de zomermaanden bijna uitsluitend de fiets te gebruiken.
Bestelling en contract
In uw bike policy moet u aangeven bij welke dealers uw werknemers terecht kunnen om de fiets van hun keuze te kiezen. Net als bij wagens kan u een lijst van modellen opstellen of de keuze overlaten aan de werknemer, rekening houdende met zijn individuele budget.
De fiets wordt meestal verstrekt voor een periode van 36 maanden. U kunt voorstellen de fiets aan het einde van het contract te kopen voor een vooraf bepaald bedrag, bijvoorbeeld voor 16% van de originele prijs.
Type van fiets
Er is nu een heel scala aan fietstypes geschikt voor elk gebruik: van de eenvoudige stadsfiets tot de vouwfiets, de mountainbike of zelfs de bakfiets. Vergeet niet om in uw bike policy aan te geven welke types worden aanvaard en welke niet. Bijvoorbeeld BMX-fietsen, kinderfietsen en tandems.
Om veiligheidsredenen kan u ook een maximumsnelheid voor de fiets vastleggen, als het een elektrisch model is.
U moet ook een maximumtarief bepalen voor elk type fiets om misbruik te voorkomen.
Accessoires
Sommige accessoires zijn noodzakelijk om veilig te kunnen fietsen en moeten in het contract en dus in het door de werknemer betaalde maandelijkse bedrag worden opgenomen. Denk maar aan een helm, of verlichting. Andere kunnen om redenen van comfort worden toegevoegd, zoals een bevestigingssysteem voor de tas, een mand, slot, bel, en dergelijke.
Gebruiksvoorwaarden
Sommige gebruiksvoorwaarden moeten in uw bike policy worden vermeld, waaronder wettelijke veiligheidsvoorschriften zoals het dragen van een helm. U kunt daar bijvoorbeeld het dragen van een reflecterend hesje en het gebruik van verlichting aan toevoegen.
Wie mag de fiets gebruiken? De werknemer alleen of ook gezinsleden? Mogen ze hem ook buiten het werk gebruiken? Mag hij mee op vakantie? Mag een tweede persoon mee op de fiets en onder welke voorwaarden?
U moet ook de voorwaarden vastleggen voor de beëindiging van het contract als de werknemer de gebruiksvoorwaarden niet naleeft, zoals de verplichting om de fiets regelmatig te gebruiken om naar het werk te komen.
Vergeet niet te vermelden dat de fietser als weggebruiker de verkeersregels moet naleven en dat hij/zij aansprakelijk is voor eventuele boetes bij niet-naleving.
Verzekering en bijstand
Als uw fietsen worden geleased, zijn verzekering en bijstand gewoonlijk in het contract inbegrepen. Als u ervoor kiest om de fiets zelf aan te kopen, moet u eraan denken zich in te schrijven voor deze verzekering en bijstand.
Hier zijn enkele zaken om over na te denken:
- Gelden verzekering en bijstand alleen tijdens zakenreizen of ook tijdens privéreizen?
- Gelden ze ook wanneer de fiets door een derde wordt gebruikt, of in het buitenland?
- Dekt u bij een ongeval alleen schade aan de fiets of ook aan accessoires, kleding en letselschade, of moet de werknemer een beroep doen op zijn gezinsverzekering?
