Mobiliteitsbudget: ook voor uw bedrijf

Update van het mobiliteitsbudget

Kathleen Veugelen, legal consultant SD Worx, gaf een update over het mobiliteitsbudget, dat sinds 1 maart 2019 van kracht is.

Het Mobiliteitsbudget mag niet verward worden met de mobiliteitsvergoeding die op 7 mei 2018 wettelijk werd vastgelegd. Mobiliteitsvergoeding is een andere naam voor het “cash for cars”, waarbij een werknemer zijn bedrijfsauto mocht inruilen voor een geldbedrag dat bepaald wordt op basis van de cataloguswaarde van het ingeleverde voertuig. Deze formule heeft nauwelijks succes gekend en stopt eind dit jaar.

Anders dan bij cash for cars maakt in het mobiliteitsbudget de auto nog steeds deel uit van het pakket. Het budget wordt berekend op basis van de TCO voor de werkgever. Dat betekent dat alle kosten die de werkgever betaalt worden meegenomen, dus ook de niet-aftrekbare btw, de vennootschapsbelasting enzovoort. Het mobiliteitsbudget wordt op jaarbasis bepaald en bestaat uit drie pijlers. De eerste daarvan is een meer milieuvriendelijke auto met een lage CO2-uitstoot. Dit jaar is de maximale uitstoot vastgelegd op 100 g CO2/km (volgens de gecorreleerde NEDC-uitstoot). In 2021 verlaagt dit naar 95 g/km, bovendien te meten volgens de strengere WLTP- in plaats van de gecorreleerde NEDC-methode. Dat maakt de keuze voor een elektrisch of plug-inhybride model steeds meer onvermijdelijk. De fiscale behandeling van de eerste pijler wijkt niet af van die voor een klassieke bedrijfswagen.

De tweede pijler is voorzien voor duurzame alternatieve mobiliteit (een gekochte of geleasete fiets, openbaar vervoer,…), maar ook huisvesting (huur woning) voor wie dichter dan 5 kilometer van zijn werkplaats woont of gaat wonen. De derde pijler tenslotte is het restsaldo dat eventueel overblijft op het eind van het jaar. Dit restsaldo wordt uitbetaald in cash en is vrij van belasting, maar wel onderworpen aan 38,07% RSZ-bijdragen. Het restsaldo wordt jaarlijks betaald maar is niet overdraagbaar naar het volgende jaar.

Het mobiliteitsbudget laat speelruimte

Om het mobiliteitsbudget te mogen implementeren moet de werkgever al 36 maanden een bedrijfswagen ter beschikking gesteld hebben volgens de functie. Bovendien moet de werknemer zijn auto in de voorbije 12 maand gebruikt hebben, waarvan 3 maand ononderbroken. Voor startende bedrijven geldt een wachttijd van 3 maand om het mobiliteitsbudget te mogen invoeren. Door de werknemer gefinancierde auto’s via inlevering van brutoloon geven geen recht op een mobiliteitsbudget.

Belangrijk is hierbij dat de werkgever vrij is om een mobiliteitsbudget aan te bieden aan zijn werknemers en dat hij zelf kan kiezen in welke mate hij de eerste twee pijlers voorziet. Zo kan de werkgever pijler 1 (auto) verplichten aan zijn medewerkers waarvan hun functie dat vereist. De werknemers zijn op hun beurt vrij mee te gaan in het voorgestelde mobiliteitsbudget. Elke pijler valt onder een andere specifieke sociale/fiscale behandeling.

De TCO die uiteindelijk het mobiliteitsbudget bepaalt, mag individueel per werknemer berekend worden, of – wat meer algemeen gangbaar is – aan de hand van het gemiddeld aantal afgelegde kilometers per jaar door alle werknemers binnen eenzelfde functiecategorie.

De invoering van het mobiliteitsbudget loopt best via een mobiliteitspolicy. Alle werknemers moeten ervan op de hoogte gesteld worden via een brief of mail. Ook de werknemer geeft zijn intentie om in te stappen aan via brief of mail. De werkgever berekent en communiceert via brief of mail aansluitend het mobiliteitsbudget. Zodra werkgever en werknemer een beslissing nemen, wordt die vastgelegd in een overeenkomst tussen beide partijen. Dit kan in de vorm van een addendum aan de arbeidsovereenkomst.

Beheer van het mobiliteitsbudget

In KMO’s met een beperkt aantal werknemers kan het beheer van het mobiliteitsbudget intern worden uitgevoerd met een Excel-rekenblad. Voor grotere ondernemingen is een geautomatiseerd beheer wenselijk. Sociale secretariaten spelen daar op in door van digitale tools aan te bieden die integreren in de loonadministratie van het bedrijf.

Een aantal nuances in het wettelijk kader rond het mobiliteitsbudget zijn nog het vermelden waard. Zo moet een leasefiets minstens gedeeltelijk ingezet worden voor de woon-werkverplaatsingen. Dat geldt niet voor een privé aangekochte fiets binnen pijler 2, die zelfs een kinderfiets mag zijn.

Het mobiliteitsbudget kent vooral succes bij ondernemingen waar al een behoorlijk aantal EV’s of PHEV’s in gebruik is, wat maakt dat de TCO en dus ook het mobiliteitsbudget hoog zijn. Dat laat toe een aantrekkelijke auto te behouden en tevens reserves te vrijwaren voor de voorziene pijlers 2 en 3.

Wie professioneel veel kilometers rijdt, zal moeilijk de overstap kunnen maken naar het mobiliteitsbudget, omdat de TCO van de genoten bedrijfsauto amper speelruimte laat naar de autokeuze in pijler 1 en al helemaal geen reserves biedt voor pijler 2 en 3.

Niet onbelangrijk is dat naast de invoering van het mobiliteitsbudget volgens de federale wetgeving ook een invoering op maat van de onderneming en zijn werknemers mogelijk is via het cafetariaplan.

Mobiliteitsarchitecten bepalen optimale multimodale mobiliteitsoplossing

Bert Van Rossem, partner bij Via Mobile, bedacht het concept van de ‘Mobiliteitsarchitect’. De mobiliteitsarchitect focust op multimodale mobiliteit en levert maatwerk voor werknemers en al hun verplaatsingen binnen een bedrijf. Het gaat zowel over woon-werkverkeer als professionele verplaatsingen en zelfs privéritten. De bedoeling is een onafhankelijke en holistische kijk op mobiliteit te bieden. Het team van Bert Van Rossem bestaat uit ervaren mensen die niet alleen adviseren, maar ook ‘change management’ begeleiden en eigen innovatieve modellen ontwikkelen.

Mobiliteitsarchitecten vertrekken altijd vanuit mobiliteitsenquêtes. Mobiliteit is een heel complex gegeven geworden, met uitgesproken noden en verwachtingen. Zo blijkt minder dan 1 op 5 werknemers de auto te willen opgeven, maar 33 procent van de werknemers laat de keuze voor een werkgever wel afhangen van hoe milieubewust de mobiliteitspolitiek bij een bedrijf is.

Een analyse van de fleet&mobility van een bedrijf leidt tot advies op maat, implementatie en opvolging. Doel is altijd om van een monocultuur (alleen auto) naar multimodale mobiliteit te evolueren. Deze evolutie wordt aangezwengeld door fenomenen als de opmars van Tesla, de uitbraak van Corona met drastische gevolgen voor de werkomgeving en protesten van milieubewegingen en klimaatactivisten.

Voor Bert Van Rossem hoeven bekommernis om het milieu en economisch winstbejag niet lijnrecht tegenover elkaar te staan. “Mobiliteit wordt een profit centre” klinkt het overtuigd. “Als mobiliteitsarchitecten bepalen we aan de hand van mobiliteitsenquêtes de noden van de mobiliteitsgebruikers. Daaruit ontwikkelen we een actieplan, dat we realiseren via een mobiliteitsplan. We vertrekken vanuit de overtuiging dat de werknemer zelf de meest aangewezen specialist is voor zijn eigen mobiliteit”.

Het bepalen van een mobiliteitsbudget op basis de TCO van de ter beschikking gestelde bedrijfsauto ervaren veel werkgevers als te strikt. Als alternatief voor het mobiliteitsbudget volgens de federale wetgeving is er meer enthousiasme voor eigen maatwerk, vastgelegd in een intern mobiliteitsplan dat focust op maximale tevredenheid bij de werknemers.

Vanuit de mobiliteitsenquêtes die peilen naar de drie categorieën van verplaatsingen – professioneel, woon-werk en privé – wordt per categorie geanalyseerd of de verplaatsingen zich laten vermijden of reduceren, of er alternatieven mogelijk zijn en hoe de milieu-impact van de auto teruggedrongen kan worden.

“Er is altijd weerstand tegen verandering en daarom is het nodig om mensen enthousiast te maken en incentives te voorzien” geeft Bert Van Rossem aan. “De car policy wordt een mobiliteitspolicy. We zoeken naar combinaties met het openbaar vervoer en de fiets is essentieel in de ontwikkelde mobiliteitspolicy. Daarnaast zijn thuiswerken en het gebruik van shared offices aan de orde”.

Mobiliteitskaart en mobiliteitsbudget, een sterk duo

Alain Allyn introduceert de ‘Modalizy’-kaart voor ‘smart mobility’. De kaart is ontwikkeld als tool voor het beheer van het mobiliteitsbudget, zowel door de werkgever als de werknemer. Modalizy speelt maximaal in op alle uitgaven gemaakt in pijler 2 van het mobiliteitsbudget, met meer dan 250 mobiliteitsdiensten over gans Europa. Het vergemakkelijkt ook de berekening van het restsaldo dat in pijler 3 terechtkomt. De kaart vermijdt dat kwitanties, facturen en andere bewijsstukken moeten worden verzameld voor de boekhouding, die ze dan weer moet verwerken. Dit maakt ook een eind aan de vertraging tussen het maken van de onkosten en de terugbetaling ervan. Niet onbelangrijk is ook de integratie van het beheersysteem in de payrolladministratie van bedrijven.

Zowel werkgever als werknemer houden via een webportaal controle en overzicht op het toegekende mobiliteitsbudget en de gedane uitgaven.

De werkgever heeft de mogelijkheid om per werknemer parameters in te stellen en aldus bepaalde opties toe te kennen of niet. Via een mobiele app wordt het de werknemer nog gemakkelijker gemaakt om de toegekende mobiliteitsopties te gebruiken en een overzicht te bewaren op het al bestede mobiliteitsbudget.

Tevreden werknemers doen beter

Jan Van Lishout, stichter Qteal nv, sleepte de ‘Fleet Mobility Award 2019’ in de wacht voor zijn zeer uitzonderlijke visie op en aanpak van mobiliteit, met de nadruk op de tevredenheid van zijn medewerkers. “Succes wordt bepaald door goede mensen die werken in een goed systeem, dus door tevreden werknemers,” klinkt het overtuigend bij Jan Van Lishout.

Niet alleen bepalen Qteal-werknemers zelf hun loon voor het komende jaar, ze hebben ook eigenhandig een mobiliteitsplan uitgewerkt vanuit de noden van het bedrijf en van elk individu. Daarbij horen een mobiliteitsbudget en stimuli om zuiniger om te gaan met het budget (meer restsaldo) en om verplaatsingen te beperken en te vergroenen.

Voor elke medewerker is er een ‘Total Package Cost’ (TPC): een bedrag in euro dat alle kosten dekt die gepaard gaan met de tewerkstelling en uitvoering van de functie. Daarin zit ook een mobiliteitsbudget, maar dat gaat niet standaard naar een auto, zoals nochtans wel gebruikelijk is in de ICT-sector. Het mobiliteitsbudget dekt woon-werkverplaatsingen, zakelijke uitstappen, privéritten en uitzonderlijke verplaatsingen.

Jan Van Lishout: “Omdat het interne mobiliteitsbudget toebehoort aan de werknemer die het ook naar eigen goeddunken beheert, heeft deze er belang bij goedkoper te tanken, minder autokilometers af te leggen enzovoort, waardoor het restsaldo aangroeit. Wij stellen vast dat er onder meer spontaan veel aan car pooling wordt gedaan”.

Hybride wagenpark

De mobiliteitsnoden van alle werknemers zijn in kaart gebracht om er de gemene deler van te bepalen die de basis vormt voor het invullen van de mobiliteitsopties. Er is een hybride wagenpark samengesteld, een pool van verschillende auto’s die de behoeften voor alle verplaatsingen afdekken. “Er zitten zelfs 30 procent meer wagens in dan er medewerkers zijn, maar ze rijden dan wel minder kilometers” verrast Jan Van Lishout. “We werken met een intern verhuursysteem, waarbij de reële gebruikskosten worden doorgerekend aan het mobiliteitsbudget binnen de ‘Total Package Cost’ van de werknemer. Met andere woorden, enkel wanneer mensen gebruik maken van een wagen wordt de gebruikskost van die specifieke auto verrekend naar hun mobiliteitsbudget. Niet al onze voertuigen hebben een trekhaak, aangezien die hooguit een dagen per jaar echt nodig is. Medewerkers kiezen telkens uit de poolwagens het voertuig dat optimaal aansluit bij hun verplaatsing. In de vakantie kan dat bijvoorbeeld een eenvolumer zijn, op een ander moment een EV of PHEV”.

Alle auto’s hebben een uniform uiterlijk volgens de branding van het bedrijf (zwart koetswerk, zwarte velgen), wat de onderlinge wissels ook gemakkelijker maakt. Het bedrijfseigen verhuursysteem reflecteert één van de Qteal-waarden: ‘ownership’. Het met elkaar delen van auto’s stimuleert om ze in goede staat door te geven.

Beleidskeuzes

Het was niet eenvoudig om deze eigenzinnige aanpak van mobiliteit binnen Qteal te organiseren. Zo is een tankkaart traditioneel gekoppeld aan een voertuig, terwijl Qteal mobiliteit in het algemeen wil faciliteren voor zijn medewerkers, onafhankelijk van een auto. Dat vraagstuk is opgelost met de mobiliteitskaart.

Voor Jan Van Lishout is het ook belangrijk dat de keuzes rond mobiliteit aansluiten op de positionering van het bedrijf binnen de driehoek kwaliteit – klantenrelaties en operationele efficiëntie – innovatie. Tenslotte benadrukt hij nog dat het mobiliteitsbeleid uniform moet zijn voor iedereen binnen de organisatie. Er zijn met andere woorden geen extra’s voor het management en beperkingen voor de rest.