Fleet Dating “alternatieve mobiliteit”: Flexibiliteit en multimodaliteit zijn de trefwoorden

Voor het eerst organiseerde link2fleet opnieuw een ‘Fleet Dating’ die life kon worden bijgewoond, maar tevens online toegankelijk was. Het onderwerp sprak alvast enkele honderden professionals aan.

Praktijkcase:

Business & Decision is een internationaal vertakt bedrijf, deel van de Orange Group, gespecialiseerd in het adviseren en implementeren van digitale transformatie bij klanten uit zeer uiteenlopende sectoren. Tine Vangrunderbeek, Mobility and Fringe Benefit Specialist: “Onze vloot telt een 300-tal auto’s, waarvan de helft toegekend aan juniors. Recent werd besloten de Opel Astra te vervangen door Toyota Yaris Hybride omwille van de lagere CO2-uitstoot en gunstigere TCO. Dat kadert tevens in de invoering van het mobiliteitsbudget als ruimer geheel”.

Tevredenheid bij de werknemers over het salarispakket is een topprioriteit voor Business & Decision. MMBB werd als extern expert/consultant aangetrokken om de invoering van het mobiliteitsbudget te begeleiden. Eerste stap was het opzetten van een enquête naar de medewerkers. Deze werd door 83% beantwoord. De vraag naar flexibiliteit was nadrukkelijk. In september werd besloten om het eerder ingevoerde ‘cash for car’ te vervangen door het mobiliteitsbudget. Eind 2020 werd de policy hiervoor uitgeschreven. Er volgde een nieuwe rondvraag en aansluitende analyse om de inhoud te finetunen, waarna in februari het mobiliteitsbudget werd aangekondigd aan de medewerkers.

Tine Vangrunderbeek: “We hebben 5 maanden nodig gehad om intensief te werken aan de berekeningen en het omzetten van de car policy naar een mobility policy. We deden een marktverkenning voor de invulling van de 2^e pijler en gingen daarvoor in zee met Olympus”.

De invoering van het mobiliteitsbudget is een groot succes gebleken. Zowel nieuwkomers als medewerkers met jaren dienst kiezen ervoor. Tine Vangrunderbeek: “We krijgen nu steeds meer aanvragen van mensen die willen instappen, hoewel ze nog lang niet einde contract zijn van hun huidige auto”.

Tine Vangrunderbeek besluit:

• Het mobiliteitsbudget is een succes, maar vereist maatwerk en externe expertise, dat laatste vooral gezien de noodzakelijke legale kennis.

• Tijd nemen is essentieel om alle elementen grondig te bestuderen.

• Gezien de uitdaging door elektrificatie, is een ruimere keuze in pijler 1 van het mobiliteitsbudget zeer wenselijk om de interesse verder aan te wakkeren.

• De tevredenheid bij de medewerkers omwille van de individuele keuzeopties is de grootste stimulans om aan de slag te gaan met het mobiliteitsbudget.

Logisch vervolg

Thierry Devresse, General Manager MMBB: “Het mobiliteitsbudget is het logisch vervolg op de bedrijfswagen, des te meer daar vanaf 2026 alle wagens eigenlijk EV’s moeten zijn en bijgevolg helemaal passen in de regelgeving voor pijler 1. Het autobudget wordt zo vanzelf het mobiliteitsbudget”.

Vandaag bestaan het mobiliteitsbudget (voor wie een bedrijfswagen geniet) en cafetariaplan (voor iedereen mogelijk) naast elkaar zonder concurrent te zijn. Beiden bieden werknemers meer keuze tot individualisering en leiden bijgevolg tot meer tevredenheid en personeelsbinding.

Het mobiliteitsbudget stimuleert ecologisch verantwoorde mobiliteit, wordt door de regering gestuurd en geniet een eigen fiscaal kader. Het zal blijven evolueren als gevolg van de fiscale sturing door de regering.

Thierry Devresse adviseert:

• Het invoeren van het mobiliteitsbudget is een belangrijke verandering en moet gedragen worden door de directie. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf is het aanbevolen om ook het management en werknemersvertegenwoordigers te betrekken.

• Maak een plan op over verschillende jaren.

• Stel een team samen om de prioriteiten te bepalen met de mobility manager als teamleider.

• De directie wil feiten en moet voortdurend geïnformeerd blijven, maar moet autonomie geven aan de mobility manager.

Via een enquête bij het personeel worden de mobiliteitsoplossingen uitgefilterd die door de directie worden toegestaan. De enquête geeft niet alleen de voorkeuren aan, maar brengt tevens de situatie van de medewerkers in kaart (vb. al dan niet mogelijkheid tot thuis laden). Vanuit de enquêteresultaten volgt een prioriteitenlijst en kan een retroplanning worden opgesteld. Hierop moet een definitief akkoord van de directie volgen en kan de TCO-berekening volgen voor de uitrol van het mobiliteitsplan/-budget.

Thierry Devresse: “De TCO is de basis voor het mobiliteitsbudget en een op jaarbasis variabel gegeven. Vandaag worden nog te vaak standaard keuzes gehanteerd op basis van jobcategorie, jaarlijks gereden kilometers… Het loont de moeite om dit uit te pluizen en te preciseren. Hoeveel van de gereden kilometers zijn effectief professionele verplaatsingen en wat wordt privé gereden? Dit kan grote verschillen aan het licht brengen tussen werknemers. Het invoeren van het mobiliteitsbudget is een veranderingsmoment en laat toe spelregels aan te passen en in lijn met de bedrijfsfilosofie te brengen”.

• Het mobiliteitsbudget is fiscaal gezien een 100% stabiele kost.
• Pijler 1 volgt de autofiscaliteit.
• Pijler 2 is belastingvrij voor de werknemer en 100% aftrekbaar voor de werkgever.
• Pijler 3 – wat overblijft na pijler 1 + 2 – is onderworpen aan 38% RSZ, wat nog altijd gunstiger is dan loon.

Thierry Devresse: “Indien werknemers hun mobiliteitsbudget vooral aan zachte mobiliteit besteden, ontstaat daardoor een maandelijks netto voordeel van 300 tot 700 euro”.

Flexibele mobiliteit toegankelijk maken

Mbrella is een start-up onder de D’Ieteren koepel die een HR-platform aanbiedt voor het implementeren van flexibele mobiliteit en het beheer van het mobiliteitsbudget per werknemer.

Audrey Stampaert, partner development manager: “Het mobiliteitsbudget wordt berekend op basis van de TCO van de momenteel genoten bedrijfswagen en is bijgevolg kostenneutraal voor de werkgever”.

Pijler 2 kan heel wat keuzeopties bevatten voor de werknemer: fietsen kopen of leasen, alle vormen van openbaar vervoer, gedeelde mobiliteit, maar ook vergoeding voor huisvesting (of interestlast afbetaling woning). Dat laatste geldt voor wie binnen een straal van 5km woont (dit zal worden opgetrokken tot 10 km), maar wordt ook mogelijk bij frequent thuiswerken (50%). Het is echter ook mogelijk om de woning als vaste werkplaats te laten registreren in de mobiliteitspolicy van het bedrijf.

Minder bekend is de mogelijkheid tot aankoop van een treinticket voor een WE Parijs, het betalen van een huurwagen voor de vakantie (max. 30 dagen/jaar). Pijler 2 van het mobiliteitsbudget laat toe meer dan één fiets te kopen, of elk gezinslid te voorzien van een kwaliteitsfiets, zonder verplichting om de woon/werkverplaatsing met de fiets af te leggen (verschillend bij cafetariaplan).

Audrey Stampaert: “Door optimalisatie van het mobiliteitsbudget kan de werknemer heel wat voordeel doen. Een voorbeeld: Door een Audi A3 à 750 euro/maand in te wisselen voor een VW e-Golf à 500 euro/maand, rest er maandelijks 200 euro netto inkomen”.

Flexibele mobiliteit is idealiter het bepalen van de optimale verplaatsing(en) per werkdag. Een dergelijke analyse laat toe een optimaal mobiliteitsplan uit te werken en het mobiliteitsbudget zo gunstig mogelijk te verdelen over de 3 pijlers.

Audrey Stampaert adviseert:

• Overtuig werknemers van de nieuwe mobiliteitsvormen.

• Begin klein en toon de voordelen aan via duidelijke berekeningen.

• Vooral bij jonge werknemers leeft een sterk milieubewustzijn en spreken de voordelen van pijler 2 en 3 in het mobiliteitsbudget aan.

Fleet sharing als ecosysteem voor corporate mobility

MyMove, nog een start-up onder de D’Ieteren koepel, is gespecialiseerd in het onder werknemers deelbaar maken van een (bestaande) vloot, ongeacht merk of model. Het delen van auto’s of tweewielers onder collega’s is veel laagdrempeliger dan het gebruik maken van het straataanbod aan deelmobiliteit.

Bij een goed begeleide organisatie kan fleet sharing het wagenpark met -30% doen inkrimpen, wat op zich al financieel aantrekkelijk is, maar wat bovendien het op de meeste locaties kritische en dure parkeerprobleem aanpakt. Voor professionele verplaatsingen staat altijd een bedrijfsauto klaar, terwijl werknemers voor hun privé-autogebruik een wagen uit de vloot kunnen huren, waardoor ze meteen over een ruimere keuze aan modellen beschikken in functie tot een specifieke verplaatsing.

Stephane Maes: “Fleet sharing is een ecologisch voorstel aan de werknemers dat zowel aansluit op de vraag naar flexibele mobiliteit, past in het mobiliteitsbudget en inspeelt op de war for talent. Bovendien is fleet sharing ook een mobiliteitsoplossing voor wie geen bedrijfswagen geniet”.

MyMove is een gecentraliseerd digitaal platform voor auto’s, fietsen en steps. Er zijn geen sleutels nodig, noch tussenkomst van personen voor het overhandigen van het gekozen vervoermiddel. Alles verloopt via een app.

Stephane Maes: “Het platform voorziet in een identificatie van de gebruiker via ID-kaart en controle van het rijbewijs, zodat toegang tot een bepaald voertuig eventueel kan geweigerd worden. Er is ook een sluitende oplossing voor het registreren van eventuele schade aan de voertuigen ingesloten. Last but not least is onderhoud en wassen geïntegreerd via samenwerking met andere bedrijven binnen D’Ieteren, die o.a. instaan voor een haal- en brengservice”.

• Fleet sharing is geen vanzelfsprekend gegeven in onze bedrijfswagencultuur en wordt daarom best stapsgewijs ingevoerd.
• Als bedrijf kan men eerst de bestaande poolwagens digitaliseren (sharen), daarna tweewielers toevoegen.
• Vervolgens kan men de auto’s van de werknemers overdag als poolwagens inzetten.

Stephane Maes: “Werknemers kunnen voor een kleinere auto kiezen en beschikken via de deelformule toch altijd over een groter model binnen de shared fleet. Zelfs wie geen auto neemt binnen het mobiliteitsbudget, kan wanneer de behoefte er is, een auto uit de shared fleet reserveren. Mochten zich pieken of capaciteitsproblemen voordoen, dan is uitbreiding van het wagenpark mogelijk”.

Verdere mogelijkheden zijn de optie om fleet sharing uit te breiden naar derden, m.a.w. gebruikers buiten het bedrijf, of om een classificatie in te stellen voor het toestaan van bepaalde voertuigen.

Stephane Maes besluit: “Optimaliseren van de fleet in functie tot het bedrijf is altijd de eerste stap. Vandaag staat de TCO van de bedrijfswagens op de voorgrond, maar het is aangewezen om de focus uit te breiden naar de ‘Total Cost of Mobility’ en beter nog naar de ‘Total Cost of Used Mobility’, wat bij een exacte berekening verrassende resultaten aan de oppervlakte zal brengen”.

Poll onder de deelnemers aan de Fleet Dating

56% zegt resoluut ja tegen het mobiliteitsbudget.

20% acht het mobiliteitsbudget niet noodzakelijk.

 

Anderzijds ziet 70% het belang in om te starten met het mobiliteitsbudget.

94% zou zich daarbij laten bijstaan door een extern expert.

6% zegt neen tegen een extern expert.

 

4% denkt niet aan het opstellen van een mobiliteitsplan.

80% zal daar zeker werk van maken.