Sweel, l’app qui automatise le relevé et le paiement de l’indemnité vélo
Tax & legal
Modalités d’octroi
Comment le vélo est-il octroyé à chaque membre du personnel. A ce niveau, vous avez la possibilité de le proposer dans un budget de mobilité (fédéral ou sur mesure), dans le cadre d’un plan cafétéria ou tout simplement via un échange de salaire brut.
Vous pouvez décider de récompenser les travailleurs qui utilisent régulièrement leur vélo en leur octroyant une indemnité kilométrique pour leurs trajets domicile-travail (Référez-vous à cet article pour les détails d’octroi et les montants de cette indemnité).
Il faudra évidemment veiller à ce que vos collaborateurs qui s’y sont engagés viennent régulièrement travailler à vélo, par exemple au moins 20% du temps. Cela pourra se faire par exemple via un tableur Excel partagé. Cette moyenne devra être effectuée sur l’année et non chaque mois. Le travailleur peut donc décider de ne pas venir à vélo durant les rudes mois d’hiver, mais utiliser quasi exclusivement que son vélo durant les mois d’été.
Commande et contrat
Précisez dans votre bike-policy auprès de quels revendeurs vos collaborateurs pourront se rendre pour choisir le vélo de votre choix. Tout comme pour les voitures, vous pouvez dresser une liste de modèles ou laisser le choix libre en fonction du budget de chacun.
Le vélo est généralement mis à disposition pour une durée de 36 mois. Vous pouvez proposer au travailleur d’acquérir ce dernier à la fin du contrat pour un montant prédéfini à l’avance, par exemple 16% de sa valeur neuve.
Type de vélo
Il existe aujourd’hui toute une panoplie de types de vélos adaptés à tous les usages : du simple vélo de ville, au vélo pliable, en passant par le VTT ou encore le vélo cargo. Pensez à préciser dans votre bike-policy quels types sont acceptés et quels types ne le sont pas. Par exemple les BMX, les modèles pour enfants, les tandems.
Pour raison de sécurité, vous pouvez également fixer une limite concernant la vitesse du vélo, s’il s’agit d’un modèle électrique.
Fixez également un tarif maximum pour chaque type de vélo afin d’éviter les abus.
Accessoires
Certains accessoires sont nécessaires à la pratique du vélo en toute sécurité et doivent être inclus dans votre contrat et donc dans le montant mensuel payé par l’employé: un casque, de l’éclairage. D’autres peuvent être ajoutés pour des raisons de confort : système d’accroche pour sacs, panier, cadenas, sonnette, etc.
Conditions d’usage
Quelques conditions d’usage doivent être notifiées dans votre bike-policy, et notamment les obligations légales de sécurité comme le port du casque. Vous pouvez y ajouter par exemple le port d’une veste auto-réfléchissante ainsi que l’utilisation de l’éclairage.
Qui peut utiliser le vélo ? L’employé seul ou également les membres de sa famille ? Peut-il l’utiliser en dehors de ses déplacements professionnels ? Le prendre avec en vacances ? Peut-on transporter une seconde personne sur le vélo et à quelles conditions ?
Vous devrez également prévoir les modalités de rupture de contrat si l’employé ne respecte pas les conditions d’usage et notamment l’obligation d’utiliser son vélo régulièrement pour venir travailler.
N’oubliez pas de préciser qu’en tant qu’usager de la route, le cycliste doit respecter le code de la route et qu’il sera redevable des éventuelles amendes en cas de non-respect.
Assurance et assistance
Si vos vélos sont en leasing, l’assurance et l’assistance seront généralement incluses dans le contrat. Si vous optez pour l’achat, pensez à souscrire à une assurance et une assistance.
Voici quelques éléments auxquels il faudra penser :
- L’assurance et l’assistance sont-elles d’application uniquement durant les trajets professionnels ou également durant les trajets privés ?
- Sont-elles aussi d’application lorsque le vélo est utilisé par un tiers ou utilisé à l’étranger ?
- En cas de sinistre, couvrez-vous uniquement les dégâts au vélo ou également aux accessoires, vêtements et les dommages corporels ou le travailleur doit-il faire intervenir son assurance familiale.
