Gestion de flotte: Voici les bonnes questions à se poser !

Rendons à César, ce qui appartient César, nous nous sommes fortement inspirés de l’input de Bartje Van Gastel (TCOFLEET.be) et Blaise Kikwaki (Fleet Contacts) pour rédiger cet aide-mémoire qui s’adresse à toutes les sociétés ne disposant pas du temps ou des compétences en interne pour gérer efficacement les véhicules de sociétés.

Les véhicules, oui, mais pas que…

Il y a quelques années, mettre en place une car policy s’apparentait à définir des niveaux de fonction, ensuite coucher une liste de plusieurs modèles dans un document et enfin décrire de manière très succincte la manière de les utiliser. Alors il est évident que ces modèles devaient correspondre à différents critères essentiels aux yeux de l’entreprise (coût, respect de l’environnement, image de marque, aspects de sécurité, etc.), mais les sociétés ne devaient pas trop se creuser pour accoucher d’un règlement tenant la route.

Aujourd’hui, les choses ont bien changé. La chasse effrénée déclarée aux gaz à effet de serre pousse nos autorités à légiférer en faveur de véhicules moins voire non-polluants. En 2026, seuls les véhicules ‘zéro émission’ seront éligibles pour obtenir une déduction fiscale. Il faut évidemment en tenir compte au moment d’élaborer sa, car policy.

Autre critère à prendre en compte par toute entreprise au moment de mettre en place son règlement : la mobilité alternative. Aujourd’hui, les employés ne souhaitent pas forcément disposer d’un véhicule dans leur package salarial. La jeune génération serait même plus sensible à bénéficier d’un budget avec lequel elle pourrait gérer librement ses besoins en mobilité. Déjà mise en place dans de nombreuses sociétés dans le cadre du ‘plan cafeteria’, cette option de mobilité est désormais assortie d’un cadre légal qui porte le nom de budget de mobilité. Il est bon de savoir que ce budget de mobilité peut se concevoir avec ou sans véhicule inclus dans le package.

Refléter l’ADN

Au moment de mettre en place le règlement en lien avec la mobilité, il est important de prendre en compte l’ADN circulant entre les murs de l’entreprise. Quelles sont les valeurs sociétales que l’on veut mettre en évidence ? L’environnement constitue-t-il une priorité ? La mobilité alternative est-elle viable en fonction de la localisation de l’entreprise ? Le télétravail est-il autorisé ? Est-il envisageable d’installer des bornes électriques pour s’appuyer sur une flotte plus verte ? Voilà toute une série de questions à se poser avant de coucher sur papier les lignes directrices servant de cadre à la mobilité.

L’ADN des employés doit lui aussi ne pas être négligé, car il ne faut jamais oublier que ce sont les collaborateurs heureux qui s’érigeront comme les meilleurs ambassadeurs des solutions de mobilité prônées par l’entreprise. Les collaborateurs ont-ils la possibilité de placer une borne à la maison ? La situation du domicile permet-elle d’envisager les transports en commun ? Y a-t-il un intérêt pour la mobilité alternative et durable ?

Voilà donc, en un clin d’œil, les grands principes qui doivent être débattus afin de trouver une réelle philosophie à la car policy que l’entreprise va rédiger. Une fois cette orientation définie, vous trouverez dans le cadre ci-après différents éléments pratiques et essentiels qui doivent être pris en considération, analysés puis implémentés s’ils font du sens pour la société et ses employés.

Tips & tricks

• La car policy doit à la fois protéger l’employé et l’employeur ;
• Elle doit être acceptée signée par les deux parties ;
• Elle doit être validée par les différents départements, parties prenantes dans l’entreprise (RH, Finances, Achats, Facility, Top management, etc.)
• Règles essentielles à couvrir
  • Mise à disposition d’une carte carburant/énergie/mobilité
  • Utilisation professionnelle et privée
  • Détermination des catégories
  • Règles en cas de départ, absence ;
  • Gestion des sinistres et des amendes ;
  • Procédure de retour en fin de contrat ;
• Méthode de financement
  • Achat ou financement en propre
  • Leasing financier
  • Renting financier
  • Leasing opérationnel / location longue durée
• Détermination des budgets véhicules
  • Ne pas se baser sur un prix d’achat ou un loyer mensuel, mais bien sur un calcul TCO intégrant le volet fiscal
• La car policy doit être évolutive, donc revue régulièrement pour intégrer de nouvelles options
• Une procédure de suivi de la flotte doit être définie
  • Via des outils internes ou externes