L’indemnité de télétravail n’est pas imposable

Indemnité de télétravail forfaitaire

Depuis le 1er janvier 2023, l’indemnité forfaitaire maximale de télétravail exonérée d’impôts est de 148,73 euros par mois. Au départ (début 2020), l’allocation maximale s’élevait à 126,94 euros par mois. En raison de l’inflation croissante, ce montant a depuis été augmenté à huit reprises. L’employeur peut aussi accorder un montant inférieur. La mesure s’applique à tous les salariés qui travaillent à domicile. L’employeur ne peut pas faire de distinction entre les différentes fonctions au sein de l’entreprise. Chaque travailleur qui télétravaille à domicile de façon structurelle doit recevoir le même montant. La mesure s’applique donc aussi aux travailleurs qui ne travaillaient pas à domicile avant les mesures liées au Covid-19.

Aucune obligation

L’indemnité de télétravail forfaitaire n’est en aucun cas une obligation légale. Un employeur peut aussi choisir un autre système, par exemple intervenir – une seule fois – dans le prix d’achat du mobilier de bureau ou du matériel informatique nécessaire ou mettre ce mobilier ou ce matériel à la disposition des employés qui font du télétravail. Il est important que l’employeur mentionne clairement les conditions dans une annexe au contrat de travail. L’employeur peut prévoir certaines règles et modalités concernant le télétravail dans une politique de mobilité complémentaire à la car-policy.

Exonérée d’impôts et de charges sociales

L’indemnité forfaitaire de télétravail versée par l’employeur est exonérée de taxes et de cotisations de sécurité sociale.

Aucun désavantage fiscal pour le loueur

Pour l’employeur, l’indemnité de bureau est déductible à 100% des impôts. Pour le propriétaire bailleur, le paiement de l’indemnité de télétravail n’est pas considéré comme une location de locaux à des fins professionnelles. Ainsi, le revenu imposable dans ce cas sera limité au revenu cadastral majoré de 40 %. La mesure n’est donc pas désavantageuse.

Combinaison avec une voiture de société

L’indemnité forfaitaire de télétravail peut être octroyée en plus d’une voiture de société, sans incidence fiscale. Elle ne modifie pas l’avantage en nature de la voiture de fonction mais ne le réduit pas non plus même si le kilométrage annuel devait être éventuellement plus faible.

Conditions d’octroi

Pour bénéficier de cette indemnité, le travailleur doit télétravailler au moins l’équivalent d’un jour ouvrable par semaine depuis son domicile pendant les heures de travail normales. Le travail en soirée ou durant le week-end n’est pas pris en compte. Il peut s’agir d’une journée de travail complète, de deux demi-journées de travail ou de plusieurs journées de quelques heures par semaine. L’ensemble des prestations est évalué sur une base mensuelle. Exemples :

• Un travailleur télétravaille depuis son domicile pendant les 2 premières heures de chaque jour pour éviter l’heure de pointe du matin ;
• Un travailleur télétravaille une semaine complète par mois depuis son domicile.

Si un travailleur preste moins d’un jour par semaine depuis son domicile, l’indemnité forfaitaire ne peut s’appliquer. Un travailleur à temps partiel ne bénéficie pas de cette règle dans les deux exemples précités. Pour les travailleurs à temps partiel qui travaillent un nombre suffisant d’heures à la maison, il ne faut pas proratiser cette indemnité. Les employeurs qui se posent des questions concernant leur situation personnelle peuvent demander une décision fiscale au Service des décisions anticipées.

Des indemnités supplémentaires en plus de l’indemnité de travail à domicile

Un employeur est autorisé à verser un maximum de 148,73 € par mois en indemnités de bureau forfaitaires exonérées d’impôt à partir du 1er janvier 2023 pour les dépenses liées au travail à domicile. L’indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais qu’un travailleur doit engager pour télétravailler à domicile de manière normale et comprend le matériel informatique, l’encre, le papier, les stylos, les chemises, les outils, les clés USB, l’assurance, le café, les collations, etc. Auparavant, on supposait que l’achat d’une chaise de bureau ergonomique, d’une lampe de bureau et d’un deuxième écran étaient inclus dans ces indemnités forfaitaires de bureau. Mais le fisc a précisé dans une récente circulaire que ces dépenses peuvent être remboursées en supplément par l’employeur.

L’employeur peut augmenter le montant de 148,73 euros par mois de :

• maximum 20,00 euros par mois si le travailleur fait un usage professionnel sa propre connexion internet;
• maximum 20,00 euros par mois si le travailleur fait un usage professionnel de son propre ordinateur (desktop, laptop, tablette), périphériques et logiciels. Ces deux indemnités ne sont pas liées aux règles minimales du travail à domicile régulier ;
• maximum 10,00 euros par mois pour l’utilisation professionnelle d’un second écran, d’une imprimante, d’un photocopieur ou d’un scanner (5,00 EUR par appareil, sans l’usage de l’ordinateur, pour un maximum de 3 ans) si le travailleur dispose d’un PC mis à disposition par son entreprise ;
• le remboursement (selon une utilisation normale) du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique nécessaires achetés par le travailleur lui-même ou la mise à disposition du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique nécessaires qu’il peut utiliser.

Remboursement du mobilier de bureau et du matériel informatique

Le mobilier de bureau et le matériel informatique pouvant faire l’objet d’un remboursement ou d’une mise à disposition comprend une table de bureau, une chaise, une armoire (une fois tous les 10 ans) et une lampe de bureau fonctionnelle (une fois tous les 5 ans) ; un deuxième écran d’ordinateur, un clavier, une imprimante/un scanner, une souris, des écouteurs (une fois tous les 3 ans). L’administration fiscale mentionne dans sa circulaire ⁽¹⁾ que les remboursements doivent être effectués dans un cadre raisonnable. Par exemple, l’administration fiscale n’accepte pas que le coût total d’une chaise de bureau soit remboursé en un an alors que sa durée de vie normale est de 10 ans. Les grands écrans d’ordinateur plutôt destinés aux jeux et les lampes de bureau design coûteuses ne sont pas non plus acceptés. Il convient donc que l’employeur prévoie certains plafonds dans sa politique de remboursement du mobilier informatique et de bureau et exclue les marques design onéreuses pour éviter que l’administration fiscale n’impute par la suite un avantage de toute nature quelconque au travailleur concerné. Si le travailleur conserve les biens au moment du départ ou à la fin de la période de travail à domicile, il/elle sera redevable d’un avantage de toute nature sur la valeur résiduelle réelle du marché. Cependant, la valeur de cet avantage peut être déduite du salaire net du travailleur pour éviter une imposition supplémentaire.

Michel Willems
MOBILITAS
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