Sweel, l’app qui automatise le relevé et le paiement de l’indemnité vélo

L’indemnité vélo, octroyée aux employés qui utilisent leur vélo pour leurs déplacements domicile-travail s’élève cette année à 0,35€/km, net d’impôts. Mais depuis le 1er janvier 2024, cet avantage doit être mentionné sur la fiche fiscal de l’employé et ce dernier doit pouvoir prouver la nature de ses déplacements et notamment la partie professionnelle. Pas toujours simple…

C’est là que l’application Sweel, développée par Jean-Paul de Ville prend tout son sens. Ce bruxellois, qui avait notamment développé en son temps les applications Coronalert et Covid Safe, est lui-même un passionné de deux roues et avait développé l’application Sweel pour un usage interne au sein de son entreprise. « Nous sommes une petite équipe de 3 personnes, mais tous usagers du vélo. L’idée de l’app était de pouvoir relever automatiquement, sur base d’une série d’algorithmes, les trajets effectués avec un deux roues. On l’utilisait uniquement en interne, mais quand j’ai entendu que le SPF imposait à partir du 1^er janvier 2024 l’obligation pour les entreprises de prouver que les employés bénéficiant d’une indemnité vélo utilisent bien leur deux roues pour se rendre au travail, j’ai pensé que l’app pourrait leur apporter une solution ».  Et il a vu juste puisqu’en 6 mois à peine – l’app a été lancée officiellement en mai -, elle totalise déjà plus de 1.500 utilisateurs actifs sans avoir été largement médiatisée.

Comment cela fonctionne ? En toute autonomie ! L’utilisateur peut évidemment encoder des informations sur son vélo (marque, type, photos, etc), ses heures de travail habituelles, l’adresse de son lieu de travail et de son domicile, le montant d’indemnité qu’il touche, etc. Ensuite, l’app fonctionne automatiquement. Des algorithmes ont été mis en place pour permettre à l’app de détecter quand l’usager utilise son vélo. « En fonction par exemple de la vitesse à laquelle il se déplace, de son itinéraire, de ses mouvements, etc. Elle peut en plus être reliée à d’autres apps comme Strada Business ou Apple Santé », indique Jean-Paul de Ville.

L’app est capable de déterminer si un trajet est vraiment professionnel. « Par exemple, si vous vous rendez dans un supermarché sur votre temps de midi, elle va le détecter et déterminera qu’il s’agit d’un déplacement non professionnel, qui ne sera donc pas pris en compte », précise-t-il encore.

Le gestionnaire de flotte au sein de l’entreprise ne doit pas donc s’inquiéter de « trier » les trajets et le montant de l’indemnité est calculé automatiquement sur base des kilomètres parcourus. Les notes de frais sont intégrées directement dans un système de cloud, qui peut être connecté avec certains services de comptabilité comme Odoo notamment.

Au-delà de cette fonction d’enregistrement des déplacements, Sweel ajoute d’autres fonctions qui s’adressent davantage à l’utilisateur. « Par exemple l’intégration de son contrat d’assurance et de son cadenas, de Spotify, du calendrier, la possibilité d’imprimer des photos et les documents du vélo en cas de vol, la possibilité de programmer une alerte de dépassement de vitesse, etc. Nous avons également intégré un système de navigation qui propose généralement des routes moins fréquentées et donc plus adaptées aux usagers faibles, notamment dans les villes. »

A l’avenir, l’application pourrait être également élargie pour calculer automatiquement les indemnités kilométriques des trajets en voiture ou en train. « Cela pourrait se faire facilement en adaptant un peu l’algorithme », reconnaît Jean-Paul de Ville, qui ne manque pas d’idée.

Mais d’abord, le développeur souhaite faire connaître son application, et notamment auprès des sociétés de leasing, des secrétariats sociaux et des entreprises qui ont mis en place une politique vélo.

Sweel est actuellement disponible sur Apple et sur certains appareils Androïd compatibles. Si son usage affiche un tarif de 3,99€/mois (19€/an), elle est gratuite pour les employés dont l’entreprise a souscrit à un abonnement. « L’abonnement pour une entreprise est de 1€/mois par vélo mais le tarif est dégressif en fonction du nombre de vélo », termine Jean-Paul de Ville.