Pas je car policy aan in functie van de energetische transitie

2022 zal deze veranderingen verder verwelkomen.  

De definitieve overgang naar de WLTP-norm zal de autofiscaliteit gemiddeld 6 tot 10% duurder maken voor het bedrijf. Het voordeel alle aard voor het privégebruik van de firmawagen zal echter aanzienlijk stijgen. Werknemers zullen 30 tot 40% van het VAA kunnen besparen door over te stappen naar een elektrische wagen. Dit zal in 2022 de booster worden voor de verandering. HR, u bent gewaarschuwd! 

Ondanks de vele thuiswerkmaatregelen zien we toch opnieuw tijdrovende files, met Brussel in de top 3 van steden met de hoogste verkeersdrukte/congestie, en ontevreden werknemers en meer ongevallen tot gevolg. Flexibele mobiliteitsoplossingen zullen als een meerwaarde worden ervaren door werknemers die in drukke stedelijke gebieden werken. 

Meer ongevallen, voornamelijk door onze verslappende aandacht wegens afleiding (lees: de smartphone).  

2022 kondigt zich helaas ook aan als een jaar waarin de kosten zullen stijgen. De kost van de wagens, wegens beperkter aanbod, de kost van herstellingen, van de verzekering en de rente gaan allemaal in stijgende lijn en zetten druk op de policies. Een gelijkaardige wagen past immers mogelijk niet meer binnen eenzelfde budget. 

De fleet manager moet mee evolueren: nieuwe domeinen, laadoplossingen en mobiliteitsoplossingen op kop, maken een bevraging en studie van die markten noodzakelijk. Bovendien stelt zicht de vraag of de huidige leverancier, gezien de gewijzigde vlootstrategie met elektrische wagens, nog steeds de juiste partner is. En of het voortdurend tegen elkaar uitspelen van meerdere partners de juiste aankoopstrategie blijft: prijs versus uniforme en vereenvoudigde processen. 

Kortom, 2022 zal een druk en spannend jaar worden voor fleet managers. 

Hoe ziet een car policy er in 2022 uit? Dat was de vraag die aan de basis lag van dit artikel. 

Voor bedrijven die op drukke locaties gevestigd zijn, met toegang tot andere mobiliteitsmodi, kan 2022 een jaar worden om eindelijk werk te maken van het mobiliteitsbudget of een multimodaal aanbod als aanvulling op de car policy, met op zijn minst een thuiswerkpolicy, een fietspolicy en het aanbieden van een vergoeding voor openbaar vervoer. Ook voor ondernemingen die op minder drukke plaatsen gevestigd zijn, zien we een thuiswerkpolicy, minder kilometers en een fietspolicy steeds vaker als aanvullend aanbod op de firmawagen. 

Terug naar de wagen en de car policy…. 

Elektrificatie 

Een car policy in 2022 dient geëlektrificeerde wagens te ondersteunen. Geëlektrificeerde wagens zijn zowel de batterij-aangedreven modellen (BEV) als de plug-in hybrides (PHEV). 

BEV en PHEV? 

De eerste vraag die zich stelt voor de nieuwe car policy: zullen we nog PHEV’s aanbieden of slaan we deze “overgangstechnologie” over? 

Met deze vraag komt een misvatting boven drijven: enkel zeer specifieke mobiliteitsprofielen zijn geschikt om kostenefficiënt met een PHEV te rijden. Het grootste deel van de ritten dient immers in elektrische modus te gebeuren als men de lage CO2-uitstoot en verbruik wenst na te streven. De wagen dient veelvuldig te worden opgeladen en het merendeel van de trips hebben een afstand van minder dan 50km. Een dergelijk profiel kan vandaag in principe ook comfortabel met een BEV rijden. 

Fiscaal worden PHEV’s na 1 juli 2023 “afgestraft”. De fiscale aftrekbaarheid voor niet-zero-emissievoertuigen zal vanaf dan jaarlijks gevoelig dalen. 

TCO-budget? 

Elektrificatie betekent nieuwe car policy-budgetten die berekend moeten worden voor elektrische en eventueel plug-in hybride voertuigen. Een Total Cost of Ownership- of TCO-aanpak dringt zicht op. De TCO kan gebruikt worden als nieuw budget of als methodologie om een nieuw budget te berekenen. 

Een TCO-budget is transparant en zorgt ervoor dat alle kostenstijgingen, vooral de stijgingen die niet inbegrepen zijn in de leasekost zoals voornamelijk brandstof en fiscaliteit, steeds ten laste vallen van de werknemer. Anderzijds is TCO moeilijk te verklaren en zal je altijd wel iemand vinden met een andere definitie van TCO. Dit laatste zorgt ook voor moeilijkheden in de car configurator die de leasemaatschappijen ter beschikking stellen om een wagen samen te stellen binnen een bepaald budget. 

Een TCO-aanpak voor de berekening van nieuwe car policy-budgetten op basis van de bestaande budgetten heeft zijn nut bewezen. Het leidt tot nieuwe budgetten die variëren volgens aandrijving, en is gebaseerd op de huidige car policy-budgetten, waardoor het herkenbaar is voor de werknemer en een grote(re) flexibiliteit geeft in het gebruiken van de car configurator en het bestelproces. 

Een TCO bevat over het algemeen 3 bouwstenen: de leasekost inclusief verzekering, de energiekost en de fiscale kost. Voor elk van deze bouwstenen dienen veronderstellingen te worden afgesproken om een juiste vergelijking te kunnen maken. Welke basis voor de berekening van de energiekost? Ideaal verbruik versus werkelijk verbruik? Welke jaarkilometers? Wat met het verbruik van een PHEV? 70% elektrisch versus enkel op brandstof? Welke kWh-prijs voor elektrische voertuigen? Hoe het effect van de verworpen uitgaven berekenen? 

In principe is er geen juist antwoord, zolang deze veronderstellingen maar consequent en consistent gebruikt worden in de vergelijking. 

Nieuwe budgetten geven toegang tot wagens. Een test die zeker dient te gebeuren is de “like for like”-vergelijking: passen gelijkwaardige elektrische wagens nog binnen het nieuwe budget voor elektrische wagens?  

Indien niet, afhankelijk van de elementen ingegrepen in de lager car policy-budgetten, dan kan eventueel met andere lease-parameters rekening gehouden worden, zoals looptijd en kilometrage. 

Wat de looptijd betreft, ondervinden we dat leasemaatschappijen voor BEV’s 60 maanden positief evalueren. En de contractkilometers kunnen aangepast worden aan de nieuwe realiteit van meer thuiswerk. 

Regels inzake gebruik BEV/PHEV 

Een car policy is een reglement dat de afspraken tussen de werkgever en de werknemer vastlegt. Die dient aangepast te worden naar BEV’s en PHEV’s: 

• Ook een merkenbeleid voor BEV en PHEV? Door het eerder beperkte aanbod van BEV’s lijkt een vrije merkenkeuze als tussenoplossing aan te bevelen. Voor PHEV’s kan een strikt(er) merkenbeleid worden aangehouden 
• Afwijkende looptijd/kilometrage voor BEV’s? Zie onze opmerkingen hierboven 
• Wie mag met een BEV rijden? Aan welke voorwaarden (mobiliteitsprofiel, thuisladen, …) dient voldaan te worden? Wie mag met een PHEV rijden? Wat zijn noodzakelijk aanwezige criteria? 

• Wat zijn de specifieke regels voor BEV en PHEV? Bijvoorbeeld: het inleveren van de laadkabel, verlies van de laadkabel, juist gebruik van de PHEV, …. 
• Gaat men nog steeds met een beperkte wagenlijst werken, inclusief BEV en PHEV, of laat men voor BEV’s de keuze vrij? 
• … 

Al deze elementen dienen te worden besproken en uitgeklaard, om daarna opgenomen te worden in een update van de car policy op maat van het bedrijf. 

Regels inzake het laden van de wagen 

Ook wat betreft het laden van de wagen dienen nieuwe afspraken in de car policy te worden vervat: 

• Welke thuislaadinfrastructuur? 
• Welke kosten worden door het bedrijf betaald en welke door de werknemer? Op welke wijze worden die afgerekend? 
• Waar moet men bij voorkeur laden? Thuis of op het werk? Zijn er beperkingen wat betreft publiek laden en/of snelladen? 
• Wat zijn de regels met betrekking tot het laden van een PHEV? Welke monitoring wordt hiervoor opgezet? 

• Kan men in het buitenland laden? Dit kan in een tussenfase worden toegestaan om het gebruik van de elektrische wagen voor vakantieverplaatsingen te stimuleren… of wegens technisch niet mogelijk om dit tot België te beperken. 
• Wat als een werknemer de firma verlaat? Wat zijn de regels met betrekking tot de thuislaadinfrastructuur? 

Ook deze nieuwe regels dragen bij tot de specifieke car policy voor de werkgnemer op maat van de werkgever. 

Bestelproces 

De elementen die aanwezig moeten zijn om met een BEV of PHEV te kunnen rijden, worden best in de car policy opgenomen. 

Het vervullen van deze criteria en de evaluatie hiervan dient uiteraard een objectief proces te zijn. De fleet manager kan door middel van een gesprek met de werknemer samen de beste aandrijving bepalen. Als alternatief kan een automatisch en objectief proces worden ingericht door middel van een beslissingsboom gebaseerd op de criteria in de car policy. Hiervoor bestaan tools. 

Indien de uitkomst het vraagstuk inzake de juiste aandrijving wijst in de richting van elektrisch rijden, dient men nog na te gaan of de persoon thuis kan laden en welk laadstation mogelijk is.  

Eens er duidelijkheid is, kan men de wagen met de juiste aandrijving bestellen volgens het bestelproces uitgetekend in de car policy of in de bijlage van de car policy. 

Driver management 

De ongevalsstatistieken gaan weer de slechte kant uit. Bovendien zijn de kosten van herstellingen systematisch hoger door de technologie en hogere kostprijzen van onderdelen. Dit geeft op zich weer een opwaartse druk op de verzekeringskosten. 

Hierdoor is het belangrijk om de juiste verzekeringsformule opnieuw in vraag te stellen. Kunnen we een betere verzekeringsstructuur opzetten voor onze vloot? Dienen we opnieuw aan preventie te doen? 

Preventie start met de juiste koppeling aan de car policy. Wat wordt er van de bestuurder verwacht? Wat betekent “een goede huisvader”? Wat als de bestuurder hieraan niet voldoet? Wat bij een ongeval? Dient de bestuurder bij te dragen aan de kosten? Hoe kan je bestuurders belonen die niet betrokken geraken bij ongevallen in fout? 

De business case om aan preventie te doen, los van de niet meetbare menselijke voordelen, is zeker positief.  

Leasepartner 

Gezien de veranderingen in de vlootstrategie kan men zich de vraag stellen of de huidige leveranciers nog wel de juiste match zijn. Een moment van verandering vraagt uiteraard een partner/leverancier die deze veranderingen kan faciliteren en/of managen. 

Gezien de veranderende markt zien we verschillen in aanpak en strategie tussen de verschillende leveranciers.  

Daarnaast zien we een groeiende interesse van ondernemingen om de achterliggende fleetprocessen de uniformiseren en te vereenvoudigen met een focus op outsourcing. Een groeiend businessmodel is single supply, het werken met één leasepartner. De mogelijkheden om prijscompetitiviteit te monitoren, brengen meer prijstransparantie over de markt en ondersteunen dergelijke modellen. Anderzijds kan gekozen worden om deze rol toe te vertrouwen aan een vlootbeheerbedrijf als coördinator naar de verschillende leveranciers.  

We zien een duidelijke trend om dit minder “in-house” te doen wegens de steeds toenemende complexiteit. 

2022: een uitdaging! 

Kortom, 2022 wordt een verderzetting van de trends die wel konden waarnemen in 2021, maar vermoedelijk komen die in een stroomversnelling terecht. 2022 zal het ultieme jaar worden voor de elektrificatie van de car policy.