Sweel, de app die fietsritten en -vergoedingen automatisch verwerkt

Dit jaar bedraagt de fietsvergoeding voor werknemers die hun fiets gebruiken voor woon-werkverkeer € 0,35/km, na aftrek van belastingen. Maar vanaf 1 januari 2024 moet dit voordeel worden vermeld op het belastingformulier van de werknemer en moet de werknemer de aard van zijn of haar ritten kunnen bewijzen, en in het bijzonder het werkgerelateerde deel. Niet altijd gemakkelijk…

Daarvoor ontwikkelde Jean-Paul de Ville de app Sweel. De Brusselaar, die in het verleden de applicaties Coronalert en Covid Safe ontwikkelde, is zelf een fervent fietser en ontwikkelde Sweel voor intern gebruik binnen zijn bedrijf. “We zijn een klein team van drie mensen, maar we zijn allemaal fietsers. Het idee achter de app was om een reeks algoritmes te gebruiken om fietsritten automatisch. We gebruikten de app alleen intern, maar toen ik hoorde dat de FOD vanaf 1 januari 2024 bedrijven verplichtte om te bewijzen dat werknemers met een fietsvergoeding ook echt hun tweewielers gebruikten om naar het werk te gaan, dacht ik dat de app een oplossing kon bieden”. En hij had gelijk, want in amper 6 maanden tijd – de app werd officieel gelanceerd in mei – heeft hij al meer dan 1.500 actieve gebruikers, zonder veel media-aandacht te krijgen.

Hoe werkt het? Volledig autonoom! Gebruikers kunnen informatie invoeren over hun fiets (merk, type, foto’s, enz.), hun gebruikelijke werktijden, hun thuis- en werkadres, de vergoeding die ze krijgen, enz. De app werkt dan automatisch. Er zijn algoritmes ingesteld om de app te laten detecteren wanneer gebruikers hun fiets gebruiken. “Afhankelijk van bijvoorbeeld de snelheid waarmee ze reizen, hun route, hun bewegingen, enz. zal de app automatisch detecteren wanneer ze hun fiets gebruiken. De app kan ook worden gekoppeld aan andere apps zoals Strada Business of Apple Health”, aldus Jean-Paul de Ville.

De app kan bepalen of een reis echt werkgerelateerd is. “Als je bijvoorbeeld tijdens je lunchpauze naar de supermarkt gaat, zal de app dit detecteren en bepalen dat het een niet-werkgerelateerde reis is, die niet in aanmerking wordt genomen”, voegt hij eraan toe.

De fleet manager hoeft zich geen zorgen te maken over het “sorteren” van de ritten en het bedrag van de vergoeding wordt automatisch berekend op basis van de afgelegde kilometers. De onkostendeclaraties worden rechtstreeks geïntegreerd in een cloudsysteem, dat kan worden gekoppeld aan sommige boekhouddiensten zoals Odoo.

Naast de functie voor het registreren van ritten voegt Sweel andere functies toe die meer gericht zijn op de gebruiker. “De app integreert bijvoorbeeld de verzekeringspolis en het slot van de gebruiker, Spotify, agenda, de mogelijkheid om foto’s en documenten van de fiets uit te printen in geval van diefstal, de mogelijkheid om een snelheidswaarschuwing te programmeren, etc. We hebben ook een navigatiesysteem geïntegreerd dat over het algemeen wegen suggereert die minder druk zijn en daarom meer geschikt voor zwakke weggebruikers, vooral in steden”.

In de toekomst zou de applicatie ook kunnen worden uitgebreid om automatisch kilometervergoedingen te berekenen voor ritten met de auto of de trein. “Dit kan gemakkelijk worden gedaan door het algoritme een beetje aan te passen”, erkent Jean-Paul de Ville, die geen tekort aan ideeën heeft.

Maar eerst wil de ontwikkelaar zijn app bekendmaken, vooral bij leasingbedrijven, sociale secretariaten en bedrijven die een fietsbeleid hebben ingevoerd.

Sweel is momenteel beschikbaar voor Apple-toestellen en bepaalde Android-toestellen. Het gebruik kost normaal 3,99 euro/maand (19 euro/jaar), maar is gratis voor werknemers van wie het bedrijf een abonnement heeft afgesloten. “Het abonnement voor een bedrijf bedraagt 1 euro/maand per fiets, maar het tarief daalt naargelang het aantal fietsen,” besluit de Ville.