Thuiswerken: gunstige impact op de TCO

Belastingvrije thuiswerkvergoeding

De fiscale circulaire 202/C/100 van 14 juli 2020 geeft aan onder welke voorwaarden een werkgever een forfaitaire vergoeding mag toekennen aan werknemers die thuiswerken. Er moet sprake zijn van regelmatig en structureel thuiswerkgedurende minstens 5 werkdagen per maand;

• de kostenvergoeding bedraagt maximaal 129,48 euro per maand
• dit forfait is niet onderworpen aan RSZ-bijdragen en is vrij van belastingen
• de vergoeding dekt de bureaukosten – dit zijn kosten verbonden aan de inrichting en het gebruik (incl. huur en eventuele afschrijvingen) van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing en dergelijke meer in de verblijfplaats van de werknemer
• er is geen pro rata-berekening vereist bij deeltijdse prestaties

Let op !

• er mag geen onderscheid worden gemaakt tussen verschillende functiecategorieën, tenzij op basis van een fiscale ruling
• op de fiscale fiche 281.10, naast rubriek b) van vak 26 ‘diverse inlichtingen’, moet de vermelding ‘JA – ernstige normen’ worden ingevuld
• de forfaitaire thuiswerkvergoeding mag ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof maar moet evenredig worden verminderd in geval van lange afwezigheid wegens andere redenen dan het jaarlijks vakantieverlof.

Cumul met vergoeding voor gebruik eigen computer en internet

De RSZ bevestigde dat de vroegere “telewerkvergoeding” van 40,00 euro/maand voor een werknemer die zijn eigen computer en internet gebruikt mag worden gecumuleerd met de belastingvrije thuiswerkvergoeding van 129,48 euro. Indien enkel het eigen internet wordt gebruikt, bedraagt de vergoeding 20,00 euro/maand. Diezelfde redenering geldt ook fiscaal, maar werd nooit officieel bevestigd. Bij cumul van beide vergoedingen is het wel aangeraden een akkoord aan te vragen bij de fiscale rulingsdienst. De cumul van de thuiswerkvergoeding is ook mogelijk met maaltijdcheques à rato van één cheque per gepresteerde werkdag.

Combinatie thuiswerkvergoeding met minder gereden kilometers

Wie thuiswerkt, rijdt ook minder woon-werkkilometers. Voor een werkgever en een fleetmanager is het interessant te weten of de thuiswerkvergoeding van 129,48 euro kan gecompenseerd worden door de kostenbesparing als gevolg van minder gereden kilometers. Om het effect op een leasingfactuur te simuleren hebben we offertes opgevraagd op basis van verschillende kilometrages voor een diesel, een benzine en een elektrisch voertuig. De kostenbesparing zit hem in een lagere leasingfactuur en minder brandstofkosten door minder gereden kilometers. Om de berekening eenvoudig te houden zijn we uitgegaan van een situatie waar in plaats van 5 dagen op kantoor nog 1 dag op de werkplek wordt gewerkt, op basis van 200 normale werkdagen. Bij een woon-werktraject van 15,615 kilometer enkel betekent dit afgerond 5.000 kilometer minder per jaar. Is het woon-werktraject 32,23 kilometer lang (enkele richting), dan wordt 10.000 kilometer minder gereden per jaar. En als de werknemer normaalgezien 46,845 kilometer per rit naar het werk rijdt, wordt jaarlijks 15.000 kilometer uitgespaard.

Voor de eenvoud zijn we uitgegaan van de leasingfactuur exclusief btw maar inclusief CO2-bijdrage. Voor de brandstof rekenen wij met bedragen exclusief btw.

De conclusie is enigszins ontnuchterend. Bij de drie onderzochte voertuigen volstaat het niet om 10.000 kilometer per jaar minder te rijden om de bruto kost van de thuiswerkvergoeding van 129,48 euro te compenseren – in ons voorbeeld van 25.000 naar 15.000 kilometer. Bij een elektrische wagen is zelfs 15.000 kilometer minder onvoldoende. We geven nog mee dat de CO2-bijdrage, de verkeersbelasting en de BIV ongewijzigd blijven ongeacht hoeveel de wagen rijdt. Natuurlijk kan een onderneming dankzij thuiswerken ook nog andere kosten besparen op het werk, of kan men bijkomende parkingkosten vermijden zodat de balans per saldo positiever kan uitvallen. Dat moet iedere werkgever zelf intern bekijken.

De berekeningen zijn enkel bij wijze van voorbeeld opgemaakt en houden geen contractuele verplichtingen in. Leaseprijzen kunnen verschillen per leasingmaatschappij.

Michel Willems

MOBILITAS