Car-policy: hoe begin ik eraan?

Het goede nieuws is dat er verschillende bronnen bestaan voor een goede car-policy. In de eerste plaats uw leasepartner. Zeker wanneer u voor operationele leasing (zie pagina xxx) kiest, zal uw leasingpartner u graag op weg helpen met een typevoorbeeld van een policy. Zij weten bovendien wat gangbaar is in de markt of in de sector waarin u actief bent en dat is een niet te onderschatten voordeel. Er heersen immers nog altijd grote verschillen tussen verschillende bedrijfssectoren voor wat betreft het types auto die worden toegelaten. De zogeheten ‘war on talent’ maakt namelijk dat een IT-bedrijf of reclameagentschap makkelijker een 4×4 zal toelaten dan een grote multinational met een uitgepuurde vloot van bestelwagens. Last but not least, heeft uw leasingpartner er alle belang bij de regels en criteria te kennen die u binnen uw vlootbeheer hanteert. Alleen op basis daarvan kunnen zij voor uw berijders offertes op maat maken.

Verdere bronnen

Een tweede bron is zonder meer de HR-afdeling binnen uw onderneming. Gezien de erg brede impact van een bedrijfswagen zijn ook zij ‘betrokken partij’. Kan u daar geen beroep op doen, dan zal uw sociaal secretariaat meer dan waarschijnlijk hulp kunnen bieden. Verder kunt u terecht bij vakspecialisten, gespecialiseerde media zoals Link2Fleet en collega’s om u te helpen. Aarzel dus niet om consultants en federaties aan te spreken in uw zoektocht naar een goede car-policy. Het is een investering en tijd en inspanning, die zich nadien niet zal beklagen want de car-policy is hét instrument bij uitstek van de vlootbeheerder om zich op te beroepen.

Grootste gemene delers

Los van de onderlinge verschillen qua samenstelling, zijn er voor alle vloten in ons land toch wel een aantal grootste gemene delers te vinden die zonder meer in uw car-policy moeten worden opgenomen. En dan hebben we het niet over opties of keuzemogelijkheden (zie de tabel hiernaast), maar over hoofdstukken en rubrieken.

• Wie?

Maak duidelijk wie binnen het bedrijf recht heeft op een firmawagen. Trek die transparantie meteen door naar de manier waarop het wagenpark gestructureerd is. Als u de mogelijkheid voorziet om te upgraden of te downgraden, geef dan meteen de juiste procedures mee. Vermeld ook de afspraken bij promotie, uitdiensttreding, ontslag. Met ‘wie’ bedoelen we ook, wie er met de auto mag rijden en welk privégebruik u toelaat.

• Wat?

Waar heeft de berijder recht op? Geef duidelijk per categorie het type auto aan, de verplichte uitrusting, de niet toegelaten opties of accessoires en de looptijd van het contract. Idem dito voor speciale uitrustingselementen zoals een trekhaak, bagagedragers en dakkoffers. Maak van deze lijst een bijlage bij de car-policy om te vermijden dat u bij iedere aanpassing (nieuw automodel, zuinigere motorversie, nieuwe uitrustingsvariant) de volledige car-policy moet vernieuwen en doen ondertekenen.

• Bestellen

Geef bestuurders alle informatie over de te volgen bestelprocedure van een auto en over het gebruik van een eventuele aanloopwagen.

• Vervangwagen

Idem dito voor een vervangwagen. Is die voorzien bij een onderhoud of alleen bij pech? Wat zijn de voorwaarden en op wat voor vervangwagen heeft de werknemer recht.

• Pater Familias

Leg uit wat het bedrijf verstaat onder het ‘goede huisvader’-principe. Laat geen twijfel bestaan over de verantwoordelijkheden en de plichten van de individuele bestuurder: onderhoud en reiniging van het voertuig, nazicht bandendruk en oliepeil, controle verlichting, veilig stallen van de auto, wissel zomer-winterbanden, respecteren van de wegcode, gebruik van gsm achter het stuur. Gebruik hier geen te vage bewoordingen zoals ‘tijdig wisselen’ en ‘regelmatig controleren’, maar maak het concreet: winterbanden voor 30 oktober, bandendruk om de 1.000 kilometer.

• Brandstof

Leg de regels rond de brandstofkaart uit indien u die aanbiedt. Wat bij een verloren kaart, gestolen kaart, vergeten kaart?

• Ongeval en verzekering

Zeg duidelijk waarvoor de auto wel en niet verzekerd is, en hoe (ongeval)schade moet worden aangegeven. Maak voldoende plaats vrij voor uitleg over de vrijstelling.

• Doorrekeningen

Laat geen twijfel bestaan over de kosten die u zal doorrekenen aan de bestuurders: boetes, (gedeelte van de) vrijstelling bij een ongeval in fout, enzovoort.

Positieve stimuli

Deze lijst met verplichtingen komt misschien nogal ‘zwaar’ over maar als u berekent met hoeveel kapitaal uw werknemers dagelijks onderweg zijn, dan is een onderbouwde structuur (en een streng toezicht erop) geen overbodige luxe. Niets belet overigens om in uw car-policy ruimte te laten voor positieve stimuli. Beloon zuinige en veilige chauffeurs met extra optiebudget bij een volgende leasingwagen, voorzie derdebetalerregelingen voor alternatieve verplaatsingen, stimuleer thuiswerk, zorg voor een opleiding ecodriving… Kortom, mogelijkheden te over om het autogebruik op een budgetvriendelijke manier milieuvriendelijker te maken zonder dat de berijders de indruk hebben dat ze moeten inleveren.

Uitbreiding naar mobiliteit

Een laatste uitbreiding is er eentje die is weggelegd voor de visionairs of zij die qua localisatie in aanmerking komen om het autogebruik ter heroriënteren. Niets belet u immers om binnen uw autoregeling nu al een stap verder te gaan en in te zetten op milieuvriendelijk(er) vervoer. Initiatieven als carpooling en openbaar vervoer kan u stimuleren door deze vormen van mobiliteit op een laagdrempelige manier aan te bieden en door ervoor te zorgen dat grote meetings, opleidingen en andere evenementen worden georganiseerd op plaatsen met een vlotte alternatieve bereikbaarheid. Een dergelijke mobility policy geeft de werknemer wel een grotere individuele verantwoordelijkheid in die zin dat het uiteindelijke doel van een mobiliteitsbudget is dat iedere werknemer voor zichzelf kan uitmaken welke vervoermiddel voor welke verplaatsing het meest aangewezen is. Een dergelijke policy is uiteraard enkel weggelegd voor de onderlegde vlootbeheerders die hun tijd een paar jaar vooruit zijn. Toch zijn de sleutelwoorden ook hier ondubbelzinnigheid, transparantie en opvolging.

Tips voor uw car-policy
DO

• Link de car-policy aan de arbeidsovereenkomst
• Laat de car-policy ondertekenen door de bestuurder
• Commnuniceer duidelijk over keuzemogelijkheden, huurbedragen en de afrekening van kosten
• Beperk de keuze aan automerken om schaalvoordeel te creëren
• Steek all bedragen die u in de policy wil vermelden (huurprijzen, franchises, etc) in een bijlage. Die is sneller aangepast en verspreid onder de berijders dan een individuele car-policy die ondertekend moet worden.

DON’T

• Maak de car-policy niet te ingewikkeld of te lang
• Integreer de car-policy niet in het arbeidscontract
• Vermijd uitzonderingen
• Geef uw categorieën een cijfercode in plaats van een benaming (junior, senior, executive,…) om verwarring te vermijden