De implementatie van alternatieve mobiliteit binnen je bedrijf

Naast de traditionele bedrijfswagen worden oplossingen zoals openbaar vervoer, fietsen, elektrische voertuigen, autodelen en telewerken steeds belangrijker. Deze dragen niet alleen bij aan duurzaamheid en efficiëntie, maar bieden ook aantrekkelijke fiscale voordelen voor zowel bedrijven als werknemers.

In het kader van het Mobili-Time Institute gingen we vorige week dieper in op deze onderwerpen door middel van een interactief webinar. Niet alleen schenen we de spotlights op alternatieve mobiliteitsvormen, MAAS-oplossingen en carpoolen, maar we verwelkomden Kim Proost die ons kwam toelichten hoe ze bij Sweco alternatieve mobiliteit hebben geïntegreerd.

Alternatieve mobiliteitsvormen

Thierry Devresse  van MMBB lichtte toe welk bedrijfsbudget juist welk aspect van beroepsmobiliteit moet financieren. Daarbij merken we belangrijke verschillen tussen de bedrijfsbegroting, het budget afkomstig van een loonoffer (zoals het cafetariaplan) en het federale mobiliteitsbudget.

Daarnaast kwamen de wettelijke verplichtingen aan bod. Zo is de werkgever verplicht een gedeelte (tussen 60 en 100%) van de abonnementskosten voor openbaar vervoer terug te betalen, indien de werknemer niet over een bedrijfswagen beschikt. Voor deze werknemers is  het bedrijf ook verplicht een fietsvergoeding toe te kennen, net als een autovergoeding voor professionele mobiliteit.

Maar hoe kan je die alternatieve mobiliteit nu het best beheren? Het antwoord is simpel: dat doe je het best via een MaaS-oplossing. Op die manier geef je je werknemers de mogelijkheid te kiezen tussen tiental mobiliteitsaanbieders, zonder dat je die afzonderlijk moet selecteren, beheren of betalen. Je krijgt namelijk één maandelijkse factuur voor alle mobiliteit, evenals een gedetailleerde uitsplitsing per medewerker, dienst of budget.

Daarnaast werden de populairste projecten besproken. Hieronder vallen geliefde oplossingen als fietsleasing en het investeren in fietsinfrastructuur. Maar ook de aanpassing van de locatie van de werkplek en telewerken blijven graag geziene uitkomsten.

Gedeelde mobiliteit en carpoolen

Maira Palomino, Key Account Manager bij ‘mpact’, kwam het vervolgens hebben over gedeelde mobiliteit. Een eerste statistiek leert ons dat wanneer bedrijven specifieke carpoolmaatregelen nemen, er een stijging van zo’n 9% is van het aantal werknemers dat hiervan gebruikmaakt. Over impact gesproken. Maar hoe start je met carpoolmaatregelen?. Het maken van een persoonlijke URL voor het bedrijf is daarbij een goed startpunt. Op die manier worden werknemers die dichtbij elkaar in de buurt wonen ‘gematched’ en worden ook alle acties gemeten en gerapporteerd.

Daarnaast is er de noodzaak om dit systeem in leven te houden. Dat kan met de MobiCalendar, een website en app die werknemers aanmoedigt om vervoer te delen door middel van gamification, challenges op bedrijfsniveau, het meten van de vermindering van de CO2-uitstoot en het aanbieden van een fiscaal attest. De MobiCalendar maakt het ook mogelijk om alle statistieken gedetailleerd bij te houden en te analyseren.

Case study Sweco

Gedragsverandering is dus waar het om gaat. En dat hebben ze bij Sweco goed begrepen. Kim Proost, Senior Project Leader, kwam uitleggen hoe ze dat hebben aangepakt. Duurzaamheid is bij Sweco de kern van het bedrijf, en dat vertaalt zich in de mobility policy van het bedrijf. Kernpunten hierbij zijn de verduurzaming van de verplaatsingen van Sweco-medewerkers, de bereikbaarheid van alle vestigingen verbeteren en vrijwaren, en het aanbieden van een grotere mobiliteit en flexibiliteit aan zijn personeel.

Het aantal verplaatsingen beheersen, dat doen ze bij Sweco door telewerken aan te moedigen en slimme werkomgevingen aan te bieden met de nieuwste tools. Als er dan toch verplaatsingen moeten gebeuren, dan het liefst zo duurzaam mogelijk. Daarbij is het locatiebeleid belangrijk. Nieuwe kantoren worden bijvoorbeeld neergepoot dichtbij belangrijke treinstations. Ook worden werknemers gestimuleerd om te wonen op wandel- en fietsafstand van het kantoor. Het mobiliteitsbudget speelt hierin ook een belangrijke rol.

Om het mobiliteitsaanbod te vergroten gaat Sweco ver. Heel ver. Van leasefietsen en het aanbieden van daarbij horende infrastructuur, over poolwagens en -fietsen, tot de terugbetaling van het abonemment voor het openbaar vervoer. Om de verplaatsingen verder te verduurzamen zet Sweco ook in op een mental shift. Het carpoolen bij events, het opzetten van specifieke campagnes en het aanbieden van fluohesjes en wieleroutfits, alles wordt in het werk gesteld om duurzame verplaatsingen te promoten.

Daarnaast worden de autoverplaatsingen die nog nodig zijn, in de mate van het mogelijke verduurzaamt. Dit gebeurt door flexibele uren aan te bieden en het wagenpark te elektrificeren. Elke nieuwe aangekochte bedrijfswagen is vanaf nu volledig elektrisch. Maar ook Mobility as a Service heeft zijn plaats bij Sweco. Via de Olympus-applicatie kunnen medewerkers kiezen tussen tal van mobiliteitsaanbieders.

Terugbetaling huisvestigingkost

In de Q&A kwam de vraag als het mogelijk is om een gemiddelde TCO-kost te gebruiken per categorie van bedrijfswagen. Dit is effectief het geval bij een grote meerderheid van de bedrijven, geeft Thierry Devresse aan. Dit kan dan op zijn beurt gebruikt worden voor het mobiliteitsbudget.

Carpoolwagens en VAA

Hebben werknemers zonder bedrijfswagen de mogelijkheid een poolvoertuig te gebruiken om te carpoolen, en betalen zij hier een voordeel van alle aard voor? Elk bedrijf kan zijn werknemers toelaten om een poolvoertuig te reserveren. Voor professionele verplaatsingen dienen geen VAA te betalen. Zelfs als ze een persoonlijke verplaatsing doen, en ze hiervoor een kilometervergoeding betalen, moet er geen VAA betaald worden. Wordt het poolvoertuig gratis ter beschikking gesteld, dan moet er wél een VAA betaald worden. Wordt het voertuig gebruikt voor woon-werk-verplaatsingen, moet er uiteraard geen VAA betaald worden.

De fiscale vergoeding van carpoolen

Maira Palomino gaat nog even in op de fiscale voordelen van het carpoolen. Meer bepaald, als iemand een woon-werkvergoeding ontvangt, dan heeft die persoon recht op een forfait waarop hij/zij wordt vrijgesteld. Kilometers moeten dus geregistreerd worden, en daarop is een forfait (van 470 euro voor het jaar 2024) van toepassing. Zit je daarover, dan wordt er een fiscaal attest opgemaakt via de Calendar, en krijg je nog een fiscale vrijstelling hierop.

De elektrische step

En hoe zit het met de toekomst van de elektrische steps, gezien het verbod op e-steps in Parijs? Kim Proost van Sweco gaat hierop in. Bij Sweco wordt de markt gevolgd binnen de MaaS-software. Elke aanbieder kan dus toegevoegd of verwijderd worden, zo ook aanbieders van elektrische steps. Kim ziet elektrische steps als duurzame mobiliteitsvormen die aangemoedigd dienen te worden, zolang het niet voor overlast zorgt en het de leefbaarheid in het gedrang brengt. Thierry Devresse voegt hieraan toe dat slechts 2% van zijn klanten elektrische steps verbieden wegens het gevaar van zulk vervoersmiddel. Dit blijft dus een relatief klein aantal.

Een abonnement op het openbaar vervoer

De wet voorziet dat een bedrijf die een medewerker om een OV-abonnement ziet vragen bovenop zijn bedrijfswagen, hierin verplicht is deze ook daadwerkelijk aan te bieden. Veel bedrijven zien in feite van deze verplichting af, stelt Thierry Devresse, maar toch zijn ze in theorie verplicht een abonnement toe te kennen. Kosten hiervoor kunnen gecompenseerd worden door de daling van het aantal kilometers in het leasecontract van de betreffende bedrijfswagen.

Heb je dit webinar gemist? Geen probleem, je kan de hele sessie hier opnieuw bekijken. Wil je meer te weten komen over ons Mobili-Time Institute, neem dan zeker een kijkje op de Mobili-Time-website.