De belastingvrije thuisvergoeding voor telewerk bovenop de bedrijfswagen

Forfaitaire thuisvergoeding

Sinds 1 februari 2022 bedraagt de maximaal fiscaal vrijgestelde forfaitaire thuisvergoeding voor telewerk 134,71 euro per maand.

Door aanpassingen aan de evolutie van de basisindex verhoogt de forfaitaire thuiswerkvergoeding van 129,48 euro naar:

• 132,07 euro per maand vanaf 1 oktober 2021; en
• 134,71 euro per maand vanaf 1 februari 2022.

Geen verplichting van forfaitaire thuisvergoeding

De forfaitaire thuisvergoeding is geen verplichting. Een werkgever kan ook kiezen om enkel eenmalig tussen te komen in de aankoopprijs van noodzakelijk kantoormeubilair of computermateriaal of om dit meubilair of materiaal enkel ter beschikking te stellen van medewerkers. Een werkgever mag wel zelf beslissen om een onderscheid te maken in de hoogte van toegekende thuisvergoeding op basis van personeelscategorieën of naargelang de omstandigheden van het telewerk. Het is belangrijk dat de werkgever de voorwaarden correct opneemt in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst. De werkgever kan ook bepaalde regels en modaliteiten rond telewerk best voorzien in een aanvullende mobility policy aanvullend op de car policy.

Vrij van belastingen en sociale bijdragen

De forfaitaire thuisvergoeding die de werkgever uitbetaalt is vrij van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

Geen fiscale benadeling voor de verhuurder

Voor de werkgever is de kantoorvergoeding voor 100% fiscaal aftrekbaar. Voor de eigenaar verhuurder wordt de uitbetaling van kantoorvergoeding niet beschouwd als een beroepsmatige verhuur van lokalen. Het belastbaar inkomen zal dus in dit geval beperkt blijven tot het kadastraal inkomen verhoogd met 40%. Er zijn dus geen nadelige gevolgen.

Combinatie thuiswerkvergoeding met bedrijfswagen

De forfaitaire thuisvergoeding kan aanvullend worden uitbetaald bovenop de bedrijfswagen zonder fiscale gevolgen. Het voordeel van alle aard van de bedrijfswagen wordt hierdoor niet gewijzigd maar vermindert ook niet als gevolg van een eventuele lagere jaarlijkse kilometrage.

Voorwaarden

Een werknemer moet minstens het equivalent van één werkdag per week van thuis uit werken tijdens de normale arbeidstijd. Avond- of weekendwerk komen niet in aanmerking. Het kan zowel gaan om één volledige werkdag, twee halve werkdagen of meerdere dagen van enkele uren per week. Het geheel wordt per maand beoordeeld. Deze regels gelden onafgezien van de corona termijnen. Voorbeelden :

• Een werknemer werkt dagelijks de eerste 2 uren van thuis om de ochtendspits te vermijden;
• Een werknemer werkt 1 week per maand van thuis uit.

Werkt een medewerker minder dan één dag per week van thuis dan is de forfaitaire kantoorvergoeding niet van toepassing. Een deeltijdse werknemer valt in beide voorbeelden niet onder de regeling. Hij/zij komt dan niet aan de vereiste 8 uur per week. Idem voor een voltijdse werknemer die tijdens een maand toevallig 2 weken afwezig is wegens ziekte. Bedrijfsleiders, ook deze in loondienst, komen niet in aanmerking. Voor deeltijdse werknemers met voldoende thuiswerkuren moet men deze vergoeding niet prorateren. Wie als werkgever zekerheid wenst voor zijn specifieke situatie kan steeds een fiscale ruling aanvragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen.

Bijkomende vergoedingen bovenop de thuiswerkvergoeding

Een werkgever mag als algemeen principe maximum 134,71 euro per maand aan forfaitaire belastingvrije kantoorvergoedingen uitbetalen voor de gemaakte kosten van het thuiswerken. De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kosten die een werknemer moet maken om op een normale manier van thuis uit te kunnen werken en omvat het computermateriaal, inkt, papier, balpen, mappen, nutsvoorzieningen, USB-sticks onderhoud, verzekering, koffie en versnaperingen enz. Voorheen ging men er vanuit dat de aanschaf van een ergonomische bureaustoel, een bureaulamp en een tweede scherm in deze forfaitaire kantoorvergoedingen inbegrepen waren. Maar een recente circulaire van de fiscus (1) preciseert dat deze uitgaven bijkomend door de werkgever mogen vergoed worden.

De werkgever kan het bedrag van 134,71 euro per maand verhogen met :

• maximum 20,00 euro per maand voor het professioneel gebruik van eigen internet;
• maximum 20,00 euro per maand voor het professioneel gebruik van eigen computer (desktop, laptop, tablet), randapparatuur en software. Deze twee vergoedingen zijn niet gekoppeld aan de minimale regels van regelmatig thuiswerk;
• maximum 10,00 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen 2de scherm, printer, papier of scanner (5,00 euro per toestel, zonder gebruik eigen computer, gedurende maximum 3 jaar) indien de werknemer een PC ter beschikking heeft van zijn werkgever;
• de terugbetaling (volgens normale gebruiksduur) van het noodzakelijke kantoormeubilair en/of computermateriaal dat de werknemer zelf aankoopt of de terbeschikkingstelling van noodzakelijk kantoormeubilair en/of computermateriaal dat de medewerker kan gebruiken.

Terugbetaling kantoormeubilair en computermateriaal

Het kantoormeubilair en computermateriaal dat in aanmerking komt voor terugbetaling of terbeschikkingstelling omvat een bureautafel, -stoel, -kast (1 maal per 10 jaar) en een functionele bureaulamp (1 maal per 5 jaar); een tweede computerscherm, een toetsenbord, een printer/scanner, muis, hoofdtelefoon (1 keer per 3 jaar). De fiscus verwijst in haar circulaire (1) dat de terugbetalingen binnen een kader van redelijkheid moeten uitgevoerd worden. Zo aanvaardt de fiscus niet dat de volledige kostprijs van een bureaustoel in één jaar wordt terugbetaald, terwijl de normale gebruiksduur ervan tien jaar is. Ook grote computerschermen die eerder bestemd zijn voor gaming en dure design bureaulampen wordt niet aanvaard. Het is daarom aangewezen dat de werkgever in zijn policy van terugbetaling van IT- en kantoormeubilair bepaalde maxima voorziet en dure designmerken uitsluit om te vermijden dat de fiscus achteraf een voordeel van alle aard zou kunnen aanrekenen aan de betrokken werknemer. Indien een werknemer bij vertrek of na afloop van de thuiswerkperiode de goederen behoudt is hij/zij op de reële marktrestwaarde een voordeel van alle aard verschuldigd. De waarde van dit voordeel kan de werknemer wel laten afhouden van het nettoloon om bijkomende belasting te vermijden.

Terbeschikkingstelling kantoormeubilair en computermateriaal

In plaats van de kosten terug te betalen die de werknemer maakt voor aankopen kan de werkgever het materiaal ook zelf aankopen en ter beschikking stellen van de werknemer. Fiscaal maakt dit geen verschil. De werknemer wordt niet belast op een voordeel van alle aard m.b.t. bijv. de bureaustoel. Daarbij gelden dezelfde voorwaarden en beperkingen zoals bij terugbetalingen.

Vermelding thuiswerkvergoeding op jaarlijkse fiscale fiche

Vanaf inkomstenjaar 2022 zal het totale bedrag van die thuiswerkvergoedingen vermeld moeten worden op de jaarlijkse fiscale loonfiche.

Bronnen : Circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk  

                 Administratieve instructies RSZ – 2021/4 /  Tussentijdse instructies

Michel Willems

MOBILITAS